Profile cover photo
Profile photo
Oleg Karpov
17 followers
17 followers
About
Posts

Post has shared content
Its interesting!
G Suite applications are probably the most complete, safe and economical IT platform for a small business. And this is not surprising. Google cloud platform has been developing for a few years. Recently the company has reported of 3,000,000 companies using this solution. But according to different sources estimates, about half of G Suite active users are young and high-tech economy branches, such as information technology and digital marketing....
Add a comment...

Post has shared content

Post has shared content
Обзор сервиса Brown Boot Works для предпринимателя.
Мы разработали новый онлайн-сервис для управления задачами, делами, процессами, проектами и документами для пользователей облачной экосистемы Google в целом, и в частности для команд и компаний, которые используют пакет приложений G Suite (ранее Google Apps).

Brown Boot Works — таск-менеджер для тех, кто в «облаке» Google

http://blog.themarfa.name/brown-boot-works-task-mieniedzhier-dlia-tiekh-kto-v-oblakie-google/
Add a comment...

Post has shared content
Следите за контентом
Google будет автоматически блокировать отдельных пользователей в G Suite доменах за SMTP ретрансляцию спама

В октябре прошлого года было запущено уведомление администраторам о том, что кто то из сотрудников организации рассылает спам или вредоносные сообщения по электронной почте, а также какие шаги нужно предпринять, чтобы исправить ситуацию и весь домен не попал в глобальный спам лист.

С 6 февраля, после отправки уведомления администратору домена о нарушении, Google дает 24 часа на их устранение.
Если спам не прекратится, то пользователи рассылающие спам будут автоматически заблокированы для предотвращения дальнейшего ущерба репутации домена.
Администратор G Suite домена сможет разблокировать учетные записи этих пользователей вручную, устранив предварительно проблему со спамом.

Подробнее об SMTP-ретрансляции спама можно прочитать здесь
https://support.google.com/a/answer/6389191
Add a comment...

Post has shared content
Интересная история выбора таксменеджера и системы документооборота для небольшой компании.
Анализ большинства популярных сервисов, в том числе #trello #asana #Basecamp #Wrike #BBworks #GQueues
Я директор юридической компании”Grand”, хотел бы рассказать о своем опыте выбора системы планирования для небольшой компании.
Конкретно - для своей. Сейчас у меня работает 17 сотрудников, для нашей отрасли это не мало, мы считаемся средней компанией на рынке. За последние два года выросли в 2 раза, количество клиентов увеличилось в разы. Основной сущностью, с который мы работаем - это дела наших клиентов. Дело - это десятки и сотни документов в каждом.
В процессе бурного роста мы поняли, что работать с бумажными экземплярами документов уже не то, что неэффективно, а просто невозможно: ни найти, ни передать сотруднику документ по делу быстро не получалось.
Полтора года назад мы приняли решение все документы хранить в электронном виде, сканировали все, что поступало в агентство.
Хранили сначала в общих папках на своем сервере, затем, когда места перестало хватать, перешли в облако.
К тому же, в облаке надежнее - жесткие диски имеют свойство “сыпаться”.
Документы хранили по папкам, каждый клиент в отдельной папке, далее года, далее - дела по клиенту и т.д.

В качестве облака выбрали Google Диск - адекватная цена, развитая инфраструктура дополнительных приложений, высокая безопасность хранимых данных.
Естественным продолжением использования Диска стала работа в Google Документах. Отпала потребность в офисных приложениях, тем более в условиях ужесточения лицензионной политики Windows.
Google Почтой мы и так уже пользовались.

Но просто хранить файлы по папкам было недостаточно, каждый документ дела имел дополнительные атрибуты: исполнителя, срок действия либо исполнения, версию и т.д.
Не бывает просто документа, он всегда создается и редактируется в рамках какой-либо задачи или дела.

С ростом компании все насущнее чувствовалась потребность в структуризации, в такс-менеджементе не в экселе, а совместно с сотрудниками, в идеале - с любого устройства.

Пару месяцев назад я принял решение перевести планирование задач, работу над документами и контроль сроков в специализированную систему.

Сейчас на рынке сотни систем планирования - от простых todo листов до многофункциональных корпоративных порталов.

Чтобы не запутаться и не тратить драгоценное время на анализ этого огромного рынка, определили для себя ключевые, жизненно необходимые функции системы. У нас не было цели досконально изучить все функции каждого продукта: если мы видели отсутствие принципиальной функции, дальше не рассматривали продукт.

Еще раз обращаю внимание, что мы не искали систему для управления проектами, бОльший упор был на планирование и контроль задач в команде, совместной работы над документами, на документооборот между участниками задачи.
Так как систему подбирал в первую очередь для себя, то все рассмотренные системы тестировал сам. Мне было важно оценить работу именно со стороны руководителя.

Принципиальные, ключевые возможности для нас:

полная мобильность - система должна работаыть одинаково с любых устройств;
“не подсаживаться на крючок” - иметь доступ ко всем наработанным документам в случае отказа от использования продукта;
простота и минимум настроек, зашел и начал работать- нам не нужны диаграммы Ганта, десятки полей в задании, различные редакторы набора полей, расчет ресурсов и стоимости, отслеживания ошибок и др.;
русский язык;
поддержка произвольной иерархической структуры директорий как на десктопе. Нам было необходимо сохранить возможность хранить документы и задания в виде дерева папок, в той структуре, к которой мы привыкли;
минимальная цена (или бесплатно).

Вначале попробовали то, что первым выходит в строке поиска Яндекса и Гугла по соответствующим запросам.

Начали мы работать с Asana (www.asana.com), нам понравился интерфейс, быстрое начало работы для новых пользователей, скорость работы системы.
Использовали неделю, думал, вот оно!
Но на деле столкнулись с несколькими неприятными моментами (которые впоследствии оказались основными причинами, по которым пришлось отказаться от
Asana):
Исполнитель сам по своему усмотрению может менять дату выполнения задачи! Например, я выдаю задачу, ожидаю ее исполнения либо неисполнения к назначенному сроку, и в последний день выясняется, что исполнитель сдвинул дату на неделю вперед. Как я об этом должен догадаться!?
Как реализовать жесткий контроль и исполнение сроков?
И второе, ключевое для меня, как руководителя - нет необходимой мне аналитики. Самый очевидный отчет “Количество задач по исполнителям по статусам” построить не удалось.

Пришлось отказаться от Asana, хотя многое нам подходило.
В конце недели использования Asana столкнулись с еще одной проблемой, которая была неочевидна вначале - мы не смогли выгрузить все документы, наработанные и загруженные в систему за неделю! Сотрудникам пришлось вручную сохранять каждый документ, атрибуты Дела из системы к себе.
Сложно представить, что бы мы делали, если бы по какой либо причине пришлось через год менять систему - “пропало все, что нажито непосильным трудом!”
Добавили этот пункт в “ключевые возможности” при оценки следующих систем.

Следующую систему нам посоветовали друзья из рекламного агентства, говорили, живут в ней уже два года, очень довольны!

Trello (https://trello.com/) - оригинальная система управления проектами, удобно видеть разом весь проект со всеми задачами, с их статусами. Ориентация на “поток”, задачи перетекают по статусам и “доскам”. Понимаю ребят, которые мне посоветовали - для их деятельности, похоже, очень подходит
Но нашим далеким от концепции “канбан” юристам не очень близка эта методология. И все- таки Trello заточен под проектную работу, много процессной деятельности в него не вместить.
Из ключевых возможностей, необходимых нам - структуру наших папок не поддерживает.
Три дня тестов на 5 сотрудниках, в итоге не “зашло” у нас.

В обзорах одним из лидеров был Basecamp. Посмотрел его сам с заместителем, остальных коллег даже не привлекал.
Основные выводы после дня использования:
- нет русского языка, мои юристы - не программисты, им еще неделю придется разбираться в продукте...
- платное, сразу и много независимо от количества пользователей (99 долларов в месяц).

Из замеченных полезных фишек - чат по задаче, протокол действий по задаче, вся история действия под рукой.

Несколько больших НО не позволили продолжить работу в Basecamp:
Как прикладывать документы к задаче?
Как сделать цепочку поручений?
Как указать ответственного исполнителя задачи и соисполнителей?

Подозреваю, что не глубоко копал, возможно, все это есть, но с учетом стоимости и английского языка дальше разбираться желания не было.
Вердикт - не для нас.

Еще один популярный (судя по обилию рекламы) продукт - Wrike (https://www.wrike.com).
Но мне показался для ведения всех дел и личных и рабочих в одном месте явно “великоват”.
Да и цена в 10 долларов в месяц за пользователя тоже великовата.

Мой коммерческий директор использует для личного планирования (они с женой обсуждают покупки в супермаркете в нем) - RememberTheMilk (https://www.rememberthemilk.com), удобно, просто, есть теги, выборки, различные сортировки и группировки, можно расшаривать дела другим людям, но как прикладывать файлы??
Не подходит.

Понимая, что искать можем еще долго, решил сузить критерии поиска: так как мы используем Google инфраструктуру, разумно оплаченные и используемые приложения (Почта, Документы, Календарь и др.) сделать частью системы планирования.

Первая система, появляющаяся в поиске по запросу “планировщик задач для пользователей google” - GQueues (www.gqueues.com)

Что понравилось: глубокая интеграция с сервисами Google, задание из Почты, Задачи в Календарь Google, работа с Google Документами.
Возможность оставлять комментарии к задачам, прикреплять файлы, в том числе создавая их сразу в Google Документах.

Но только два уровня вложенности папок...
Как назначать конкретного ответственного исполнителя и просто ознакомителей?
Нет логической цепочки: задача - ответ на
задачу с документами.
Нельзя загружаемые документы сразу сконвертить в Google Документы.

Партнер, помогавший нам внедрять Google Apps, посоветовал посмотреть новый сервис BB Works (https://sites.google.com/brownbootsoft.com/rus) - Мобильный офис для совместной работы над задачами и документами для пользователей Google, как они себя позиционируют.

Что понравилось сразу:
приятный интерфейс
быстрый старт - пару нажатий (или тапов, как в моем случае - я начал работать прямо со смартфона) - и задача коллеге отправлена с приложенным документом!
понятная иерархия - в папках лежат задачи, в задаче документы, и самые необходимые поля: срок, исполнитель, ознакомители, история ответов.
возможность отправить напоминание о задаче в популярные мессенджеры на почту, также можно поделиться самим текстом задачи и документами в ней.

Другие важные моменты, полностью удовлетворяющие наши потребности:

Все хранится на нашем (!) гугл диске, мы никогда не останемся без наших файлов.
Одно дело доверить документы Google Диску, другое - разработчикам одного из сотен сервисов, без возможности легко их оттуда забрать.
В ответы можно вкладывать подготовленные документы, делиться ими, совместно работать над версиями.
Стоимость -1,5 доллара за пользователя в месяц или 18 долларов в год, бюджетно!

Это было похоже на идеал для нас!

Мы просто продолжили использовать уже существующий Google Диск, BB Works это надстройка над сервисами Google, предоставляющая дополнительные функции планирования и контроля.

Сейчас уже месяц работаем в BB Works, пока все устраивает. Радует, что периодически появляются новые функции: интеграция с Google Календарем, возможность создавать повторяющиеся задания, новые статистические отчеты - сколько за период получено заданий, сколько выдано, сколько просрочено, сколько накоплено файлов и тому подобная полезная информация. Для меня это очень важно!

Post has shared content
Реальный выбор таскменеджера
Я директор юридической компании”Grand”, хотел бы рассказать о своем опыте выбора системы планирования для небольшой компании.
Конкретно - для своей. Сейчас у меня работает 17 сотрудников, для нашей отрасли это не мало, мы считаемся средней компанией на рынке. За последние два года выросли в 2 раза, количество клиентов увеличилось в разы. Основной сущностью, с который мы работаем - это дела наших клиентов. Дело - это десятки и сотни документов в каждом.
В процессе бурного роста мы поняли, что работать с бумажными экземплярами документов уже не то, что неэффективно, а просто невозможно: ни найти, ни передать сотруднику документ по делу быстро не получалось.
Полтора года назад мы приняли решение все документы хранить в электронном виде, сканировали все, что поступало в агентство.
Хранили сначала в общих папках на своем сервере, затем, когда места перестало хватать, перешли в облако.
К тому же, в облаке надежнее - жесткие диски имеют свойство “сыпаться”.
Документы хранили по папкам, каждый клиент в отдельной папке, далее года, далее - дела по клиенту и т.д.

В качестве облака выбрали Google Диск - адекватная цена, развитая инфраструктура дополнительных приложений, высокая безопасность хранимых данных.
Естественным продолжением использования Диска стала работа в Google Документах. Отпала потребность в офисных приложениях, тем более в условиях ужесточения лицензионной политики Windows.
Google Почтой мы и так уже пользовались.

Но просто хранить файлы по папкам было недостаточно, каждый документ дела имел дополнительные атрибуты: исполнителя, срок действия либо исполнения, версию и т.д.
Не бывает просто документа, он всегда создается и редактируется в рамках какой-либо задачи или дела.

С ростом компании все насущнее чувствовалась потребность в структуризации, в такс-менеджементе не в экселе, а совместно с сотрудниками, в идеале - с любого устройства.

Пару месяцев назад я принял решение перевести планирование задач, работу над документами и контроль сроков в специализированную систему.

Сейчас на рынке сотни систем планирования - от простых todo листов до многофункциональных корпоративных порталов.

Чтобы не запутаться и не тратить драгоценное время на анализ этого огромного рынка, определили для себя ключевые, жизненно необходимые функции системы. У нас не было цели досконально изучить все функции каждого продукта: если мы видели отсутствие принципиальной функции, дальше не рассматривали продукт.

Еще раз обращаю внимание, что мы не искали систему для управления проектами, бОльший упор был на планирование и контроль задач в команде, совместной работы над документами, на документооборот между участниками задачи.
Так как систему подбирал в первую очередь для себя, то все рассмотренные системы тестировал сам. Мне было важно оценить работу именно со стороны руководителя.

Принципиальные, ключевые возможности для нас:

полная мобильность - система должна работаыть одинаково с любых устройств;
“не подсаживаться на крючок” - иметь доступ ко всем наработанным документам в случае отказа от использования продукта;
простота и минимум настроек, зашел и начал работать- нам не нужны диаграммы Ганта, десятки полей в задании, различные редакторы набора полей, расчет ресурсов и стоимости, отслеживания ошибок и др.;
русский язык;
поддержка произвольной иерархической структуры директорий как на десктопе. Нам было необходимо сохранить возможность хранить документы и задания в виде дерева папок, в той структуре, к которой мы привыкли;
минимальная цена (или бесплатно).

Вначале попробовали то, что первым выходит в строке поиска Яндекса и Гугла по соответствующим запросам.

Начали мы работать с Asana (www.asana.com), нам понравился интерфейс, быстрое начало работы для новых пользователей, скорость работы системы.
Использовали неделю, думал, вот оно!
Но на деле столкнулись с несколькими неприятными моментами (которые впоследствии оказались основными причинами, по которым пришлось отказаться от
Asana):
Исполнитель сам по своему усмотрению может менять дату выполнения задачи! Например, я выдаю задачу, ожидаю ее исполнения либо неисполнения к назначенному сроку, и в последний день выясняется, что исполнитель сдвинул дату на неделю вперед. Как я об этом должен догадаться!?
Как реализовать жесткий контроль и исполнение сроков?
И второе, ключевое для меня, как руководителя - нет необходимой мне аналитики. Самый очевидный отчет “Количество задач по исполнителям по статусам” построить не удалось.

Пришлось отказаться от Asana, хотя многое нам подходило.
В конце недели использования Asana столкнулись с еще одной проблемой, которая была неочевидна вначале - мы не смогли выгрузить все документы, наработанные и загруженные в систему за неделю! Сотрудникам пришлось вручную сохранять каждый документ, атрибуты Дела из системы к себе.
Сложно представить, что бы мы делали, если бы по какой либо причине пришлось через год менять систему - “пропало все, что нажито непосильным трудом!”
Добавили этот пункт в “ключевые возможности” при оценки следующих систем.

Следующую систему нам посоветовали друзья из рекламного агентства, говорили, живут в ней уже два года, очень довольны!

Trello (https://trello.com/) - оригинальная система управления проектами, удобно видеть разом весь проект со всеми задачами, с их статусами. Ориентация на “поток”, задачи перетекают по статусам и “доскам”. Понимаю ребят, которые мне посоветовали - для их деятельности, похоже, очень подходит
Но нашим далеким от концепции “канбан” юристам не очень близка эта методология. И все- таки Trello заточен под проектную работу, много процессной деятельности в него не вместить.
Из ключевых возможностей, необходимых нам - структуру наших папок не поддерживает.
Три дня тестов на 5 сотрудниках, в итоге не “зашло” у нас.

В обзорах одним из лидеров был Basecamp. Посмотрел его сам с заместителем, остальных коллег даже не привлекал.
Основные выводы после дня использования:
- нет русского языка, мои юристы - не программисты, им еще неделю придется разбираться в продукте...
- платное, сразу и много независимо от количества пользователей (99 долларов в месяц).

Из замеченных полезных фишек - чат по задаче, протокол действий по задаче, вся история действия под рукой.

Несколько больших НО не позволили продолжить работу в Basecamp:
Как прикладывать документы к задаче?
Как сделать цепочку поручений?
Как указать ответственного исполнителя задачи и соисполнителей?

Подозреваю, что не глубоко копал, возможно, все это есть, но с учетом стоимости и английского языка дальше разбираться желания не было.
Вердикт - не для нас.

Еще один популярный (судя по обилию рекламы) продукт - Wrike (https://www.wrike.com).
Но мне показался для ведения всех дел и личных и рабочих в одном месте явно “великоват”.
Да и цена в 10 долларов в месяц за пользователя тоже великовата.

Мой коммерческий директор использует для личного планирования (они с женой обсуждают покупки в супермаркете в нем) - RememberTheMilk (https://www.rememberthemilk.com), удобно, просто, есть теги, выборки, различные сортировки и группировки, можно расшаривать дела другим людям, но как прикладывать файлы??
Не подходит.

Понимая, что искать можем еще долго, решил сузить критерии поиска: так как мы используем Google инфраструктуру, разумно оплаченные и используемые приложения (Почта, Документы, Календарь и др.) сделать частью системы планирования.

Первая система, появляющаяся в поиске по запросу “планировщик задач для пользователей google” - GQueues (www.gqueues.com)

Что понравилось: глубокая интеграция с сервисами Google, задание из Почты, Задачи в Календарь Google, работа с Google Документами.
Возможность оставлять комментарии к задачам, прикреплять файлы, в том числе создавая их сразу в Google Документах.

Но только два уровня вложенности папок...
Как назначать конкретного ответственного исполнителя и просто ознакомителей?
Нет логической цепочки: задача - ответ на
задачу с документами.
Нельзя загружаемые документы сразу сконвертить в Google Документы.

Партнер, помогавший нам внедрять Google Apps, посоветовал посмотреть новый сервис BB Works (https://sites.google.com/brownbootsoft.com/rus) - Мобильный офис для совместной работы над задачами и документами для пользователей Google, как они себя позиционируют.

Что понравилось сразу:
приятный интерфейс
быстрый старт - пару нажатий (или тапов, как в моем случае - я начал работать прямо со смартфона) - и задача коллеге отправлена с приложенным документом!
понятная иерархия - в папках лежат задачи, в задаче документы, и самые необходимые поля: срок, исполнитель, ознакомители, история ответов.
возможность отправить напоминание о задаче в популярные мессенджеры на почту, также можно поделиться самим текстом задачи и документами в ней.

Другие важные моменты, полностью удовлетворяющие наши потребности:

Все хранится на нашем (!) гугл диске, мы никогда не останемся без наших файлов.
Одно дело доверить документы Google Диску, другое - разработчикам одного из сотен сервисов, без возможности легко их оттуда забрать.
В ответы можно вкладывать подготовленные документы, делиться ими, совместно работать над версиями.
Стоимость -1,5 доллара за пользователя в месяц или 18 долларов в год, бюджетно!

Это было похоже на идеал для нас!

Мы просто продолжили использовать уже существующий Google Диск, BB Works это надстройка над сервисами Google, предоставляющая дополнительные функции планирования и контроля.

Сейчас уже месяц работаем в BB Works, пока все устраивает. Радует, что периодически появляются новые функции: интеграция с Google Календарем, возможность создавать повторяющиеся задания, новые статистические отчеты - сколько за период получено заданий, сколько выдано, сколько просрочено, сколько накоплено файлов и тому подобная полезная информация. Для меня это очень важно!
Add a comment...

Post has shared content
BB Works - сохранение в бизнесе документов сотрудника при увольнении

При использовании платного пакета облачных приложений G Suite (Google Apps for Work) доступны развитые средства администрирования прав пользователей и управления контентом организации. При увольнении сотрудника можно в несколько секунд сменить его пароль в аккаунте, приостановить аккаунт, забрать во владение администратора все документы, даже удалить корпоративные документы с его мобильных устройств.

Но многие небольшие компании используют бесплатные личные аккаунты GMail сотрудников для совместной работы в бизнес целях. При этом возможно все документы помещаются в папки на Google Диск владельца бизнеса. Владелец бизнеса видит все документы на своем диске и уверен, что они под его контролем. Это не так…

Когда сотрудник создает документ под своим аккаунтом, этот документ можно положить в любую папку любого другого пользователя, и открыть доступ к нему кого угодно. Но при этом сотрудник автор остается Владельцем документа ! Он может в любой момент закрыть всем права или удалить документ. И забрать право владельца документа у сотрудника нельзя, так как все частные аккаунты равноправны.

Эта проблема решается, если вы храните и обрабатываете документы с использованием личных аккаунтов Google в системе BB Works.

При деактивации (увольнении) Сотрудника из учетной записи компании в BB Works система выполняет следующие действия с документами:

1- забирает у Сотрудника права доступа на чужие документы
2- создает в системе Копии документов, где увольняемый Сотрудник является владельцем
3- предоставляет права на Копии нужным действующим сотрудникам
4- оригиналы остаются только автору, который деактивирован

http://brownbootsoft.com/rus


#brownbootsoft #bbworks #gsuite #googleapps
Photo
Add a comment...

Post has shared content
Отзыв пользователя, которому стало удобнее с мобильным офисом BB Works
Чем мне помог сервис BB Works? - история клиента

BB Works - мобильное управление задачами и документами для пользователей G Suite

https://goo.gl/LEXSgA

Я руководитель небольшой ИТ компании. Мы оказываем клиенту услуги по разработке программного обеспечения, внедрению и сопровождению. Часть наших сотрудников работает удаленно из дома. Я сам довольно мобилен, выезжаю в другие города, встречаюсь с клиентами, нахожусь в офисе меньше половины рабочего времени.

Год назад мы решили, что нам нужен 100% удаленный доступ из любой точки мира и с любого устройства к 100% информации компании. Никаких половинчатых решений. Мы купили корпоративный домен Google Apps for Work, сейчас он называется G Suite.

Мы перешли на GMail, интенсивно используем для коммуникаций Hangouts, ежедневно используем Google Calendar, перенесли все свои документы и файлы на Google Drive, создали систему папок с разграниченным доступом. Для работы с текстами и таблицами используем только Google Docs, активно работаем с документами в режиме совместного доступа. И все это каждый из нас делает с любого устройства в любое время. В общем внедрили на все сто.

Я как руководитель был вполне удовлетворен результатом и новой технологией. Но аппетиты растут. Возникло желание повышать уровень сервиса и свою продуктивность, не выходя из экосистемы Google + Android, в которую мы все уже изрядно вжились. Что же мне было нужно:

1- Управление командой и делами со смартфона

- видеть поток задач компании и держать их на контроле,
- планировать все задачи на день, на неделю, и свои личные дела, и рабочие,
- связать все это с Почтой, Календарем и несколькими мессенджерами,

2- Управление нужным мне контентом со смартфона

15-20 человек это небольшой коллектив, тем не менее общая структура выросла до нескольких сотен папок с глубиной вложенности 5-8 уровней, десятки тысяч файлов. Мне из них нужно 5-7 процентов. Найти их трудно. Мне бы хотелось иметь свою (!) структуру папок, в которой были бы доступны только нужные мне общие документы, те которые проходили в моих делах, может быть итоговые и самые важные, и те которые могут понадобиться в будущем и должны быть быстро найдены.

3- Весь документооборот компании на моем смартфоне

Это вообще возможно? Я почти не создаю документов. Но я их читаю, вношу коррективы, пересылаю другим участникам и клиентам. И я хочу иметь возможность это делать всегда и везде в реальном режиме времени.

В итоге у меня появился сервис BB Works. Я просто вошел в него со своим Google Account со своего смартфона, подключил своих сотрудников, и начал работу.


Как было и как стало с BB Works

Задания
Просто задания. Задания от меня и задания мне. Нажал Создать, наговорил текст, выбрал исполнителей, поставил срок. Все. Клавиатуру смартфона не вызывал. Уведомления ушли участникам. Жду ответы с документами.

Календарь
А чтоб Исполнители не пропустили срок, я просто нажимаю в сервисе иконку Календаря, и отправляю Задание. В Календаре будет создано мероприятие с нужной датой и временем, исполнители получат на него приглашение, и например, за 1 час до мероприятия получат оповещение на своем смартфоне или ПК. Трудно пропустить.

Создал папки
Папки только для себя. Личное, Финансы, Клиенты, внутри Клиент1, Клиент2… и так далее. Создаю задания прямо в папках. Они там и остаются с вложенными в них документами.

Из почты
В мою почту много всего падает. Но одно письмо из десяти важное. Например, клиент прислал Техническое Задание, и спрашивает, за какую цену я его выполню.

Мои действия раньше:
скачал себе на устройство ТЗ из почты
закачал его в нужную папку на Google Drive
преобразовал ТЗ из формата MsWord в формат Google Docs
открыл доступ трем исполнителям к ТЗ
переслал им исходное письмо
добавил в письмо примерно такой текст “Ребята, до среды надо сделать оценку…”
записал себе в специальную табличку, что надо отослать оценку клиенту, чтобы не забыть

Мои действия сейчас:
нажал “Создать задание из почты” и выбрал письмо
выбрал из списка исполнителей и выбрал срок. Все.

А когда Оценка для клиента разработана, исполнители написали мне Ответ в Задание и вложили документ. Я открыл прямо в Задании, внес коррективы в цену. Нажал “Поделиться в почту”, выбрал из контактов клиента. Документ автоматически преобразовался в так привычный клиенту формат MsWord, и отправился ему в почту.


Это просто для примера. Я не смогу тут быстро описать все возможности сервиса BB Works, но поставленные перед собой выше задачи продуктивности я решил. И это главное.

#brownbootsoft #bbworks #gsuite #googleapps
Photo
Add a comment...

Post has shared content
Количество документов и папок на Google Дисках выросло в сотни раз за последние 2-3 года , поэтому организация удобного поиска информации необходимой прямо сейчас, приобретает первостепенное значение.
Функция быстрого доступа (Quick Access) позволяет легко находить самые нужные документы в приложении Google Диска на экране смартфона.
Add a comment...
Wait while more posts are being loaded