Profile cover photo
Profile photo
Oleg Karpov
16 followers
16 followers
About
Oleg's posts

Post has shared content

Post has shared content
Обзор сервиса Brown Boot Works для предпринимателя.
Мы разработали новый онлайн-сервис для управления задачами, делами, процессами, проектами и документами для пользователей облачной экосистемы Google в целом, и в частности для команд и компаний, которые используют пакет приложений G Suite (ранее Google Apps).

Brown Boot Works — таск-менеджер для тех, кто в «облаке» Google

http://blog.themarfa.name/brown-boot-works-task-mieniedzhier-dlia-tiekh-kto-v-oblakie-google/

Post has shared content
Следите за контентом 
Google будет автоматически блокировать отдельных пользователей в G Suite доменах за SMTP ретрансляцию спама

В октябре прошлого года было запущено уведомление администраторам о том, что кто то из сотрудников организации рассылает спам или вредоносные сообщения по электронной почте, а также какие шаги нужно предпринять, чтобы исправить ситуацию и весь домен не попал в глобальный спам лист.

С 6 февраля, после отправки уведомления администратору домена о нарушении, Google дает 24 часа на их устранение.
Если спам не прекратится, то пользователи рассылающие спам будут автоматически заблокированы для предотвращения дальнейшего ущерба репутации домена.
Администратор G Suite домена сможет разблокировать учетные записи этих пользователей вручную, устранив предварительно проблему со спамом.

Подробнее об SMTP-ретрансляции спама можно прочитать здесь
https://support.google.com/a/answer/6389191

Post has shared content
Интересная история выбора таксменеджера и системы документооборота для небольшой компании.
Анализ большинства популярных сервисов, в том числе #trello #asana #Basecamp #Wrike #BBworks #GQueues
Я директор юридической компании”Grand”, хотел бы рассказать о своем опыте выбора системы планирования для небольшой компании.
Конкретно - для своей. Сейчас у меня работает 17 сотрудников, для нашей отрасли это не мало, мы считаемся средней компанией на рынке. За последние два года выросли в 2 раза, количество клиентов увеличилось в разы. Основной сущностью, с который мы работаем - это дела наших клиентов. Дело - это десятки и сотни документов в каждом.
В процессе бурного роста мы поняли, что работать с бумажными экземплярами документов уже не то, что неэффективно, а просто невозможно: ни найти, ни передать сотруднику документ по делу быстро не получалось.
Полтора года назад мы приняли решение все документы хранить в электронном виде, сканировали все, что поступало в агентство.
Хранили сначала в общих папках на своем сервере, затем, когда места перестало хватать, перешли в облако.
К тому же, в облаке надежнее - жесткие диски имеют свойство “сыпаться”.
Документы хранили по папкам, каждый клиент в отдельной папке, далее года, далее - дела по клиенту и т.д.

В качестве облака выбрали Google Диск - адекватная цена, развитая инфраструктура дополнительных приложений, высокая безопасность хранимых данных.
Естественным продолжением использования Диска стала работа в Google Документах. Отпала потребность в офисных приложениях, тем более в условиях ужесточения лицензионной политики Windows.
Google Почтой мы и так уже пользовались.

Но просто хранить файлы по папкам было недостаточно, каждый документ дела имел дополнительные атрибуты: исполнителя, срок действия либо исполнения, версию и т.д.
Не бывает просто документа, он всегда создается и редактируется в рамках какой-либо задачи или дела.

С ростом компании все насущнее чувствовалась потребность в структуризации, в такс-менеджементе не в экселе, а совместно с сотрудниками, в идеале - с любого устройства.

Пару месяцев назад я принял решение перевести планирование задач, работу над документами и контроль сроков в специализированную систему.

Сейчас на рынке сотни систем планирования - от простых todo листов до многофункциональных корпоративных порталов.

Чтобы не запутаться и не тратить драгоценное время на анализ этого огромного рынка, определили для себя ключевые, жизненно необходимые функции системы. У нас не было цели досконально изучить все функции каждого продукта: если мы видели отсутствие принципиальной функции, дальше не рассматривали продукт.

Еще раз обращаю внимание, что мы не искали систему для управления проектами, бОльший упор был на планирование и контроль задач в команде, совместной работы над документами, на документооборот между участниками задачи.
Так как систему подбирал в первую очередь для себя, то все рассмотренные системы тестировал сам. Мне было важно оценить работу именно со стороны руководителя.

Принципиальные, ключевые возможности для нас:

полная мобильность - система должна работаыть одинаково с любых устройств;
“не подсаживаться на крючок” - иметь доступ ко всем наработанным документам в случае отказа от использования продукта;
простота и минимум настроек, зашел и начал работать- нам не нужны диаграммы Ганта, десятки полей в задании, различные редакторы набора полей, расчет ресурсов и стоимости, отслеживания ошибок и др.;
русский язык;
поддержка произвольной иерархической структуры директорий как на десктопе. Нам было необходимо сохранить возможность хранить документы и задания в виде дерева папок, в той структуре, к которой мы привыкли;
минимальная цена (или бесплатно).

Вначале попробовали то, что первым выходит в строке поиска Яндекса и Гугла по соответствующим запросам.

Начали мы работать с Asana (www.asana.com), нам понравился интерфейс, быстрое начало работы для новых пользователей, скорость работы системы.
Использовали неделю, думал, вот оно!
Но на деле столкнулись с несколькими неприятными моментами (которые впоследствии оказались основными причинами, по которым пришлось отказаться от
Asana):
Исполнитель сам по своему усмотрению может менять дату выполнения задачи! Например, я выдаю задачу, ожидаю ее исполнения либо неисполнения к назначенному сроку, и в последний день выясняется, что исполнитель сдвинул дату на неделю вперед. Как я об этом должен догадаться!?
Как реализовать жесткий контроль и исполнение сроков?
И второе, ключевое для меня, как руководителя - нет необходимой мне аналитики. Самый очевидный отчет “Количество задач по исполнителям по статусам” построить не удалось.

Пришлось отказаться от Asana, хотя многое нам подходило.
В конце недели использования Asana столкнулись с еще одной проблемой, которая была неочевидна вначале - мы не смогли выгрузить все документы, наработанные и загруженные в систему за неделю! Сотрудникам пришлось вручную сохранять каждый документ, атрибуты Дела из системы к себе.
Сложно представить, что бы мы делали, если бы по какой либо причине пришлось через год менять систему - “пропало все, что нажито непосильным трудом!”
Добавили этот пункт в “ключевые возможности” при оценки следующих систем.

Следующую систему нам посоветовали друзья из рекламного агентства, говорили, живут в ней уже два года, очень довольны!

Trello (https://trello.com/) - оригинальная система управления проектами, удобно видеть разом весь проект со всеми задачами, с их статусами. Ориентация на “поток”, задачи перетекают по статусам и “доскам”. Понимаю ребят, которые мне посоветовали - для их деятельности, похоже, очень подходит
Но нашим далеким от концепции “канбан” юристам не очень близка эта методология. И все- таки Trello заточен под проектную работу, много процессной деятельности в него не вместить.
Из ключевых возможностей, необходимых нам - структуру наших папок не поддерживает.
Три дня тестов на 5 сотрудниках, в итоге не “зашло” у нас.

В обзорах одним из лидеров был Basecamp. Посмотрел его сам с заместителем, остальных коллег даже не привлекал.
Основные выводы после дня использования:
- нет русского языка, мои юристы - не программисты, им еще неделю придется разбираться в продукте...
- платное, сразу и много независимо от количества пользователей (99 долларов в месяц).

Из замеченных полезных фишек - чат по задаче, протокол действий по задаче, вся история действия под рукой.

Несколько больших НО не позволили продолжить работу в Basecamp:
Как прикладывать документы к задаче?
Как сделать цепочку поручений?
Как указать ответственного исполнителя задачи и соисполнителей?

Подозреваю, что не глубоко копал, возможно, все это есть, но с учетом стоимости и английского языка дальше разбираться желания не было.
Вердикт - не для нас.

Еще один популярный (судя по обилию рекламы) продукт - Wrike (https://www.wrike.com).
Но мне показался для ведения всех дел и личных и рабочих в одном месте явно “великоват”.
Да и цена в 10 долларов в месяц за пользователя тоже великовата.

Мой коммерческий директор использует для личного планирования (они с женой обсуждают покупки в супермаркете в нем) - RememberTheMilk (https://www.rememberthemilk.com), удобно, просто, есть теги, выборки, различные сортировки и группировки, можно расшаривать дела другим людям, но как прикладывать файлы??
Не подходит.

Понимая, что искать можем еще долго, решил сузить критерии поиска: так как мы используем Google инфраструктуру, разумно оплаченные и используемые приложения (Почта, Документы, Календарь и др.) сделать частью системы планирования.

Первая система, появляющаяся в поиске по запросу “планировщик задач для пользователей google” - GQueues (www.gqueues.com)

Что понравилось: глубокая интеграция с сервисами Google, задание из Почты, Задачи в Календарь Google, работа с Google Документами.
Возможность оставлять комментарии к задачам, прикреплять файлы, в том числе создавая их сразу в Google Документах.

Но только два уровня вложенности папок...
Как назначать конкретного ответственного исполнителя и просто ознакомителей?
Нет логической цепочки: задача - ответ на
задачу с документами.
Нельзя загружаемые документы сразу сконвертить в Google Документы.

Партнер, помогавший нам внедрять Google Apps, посоветовал посмотреть новый сервис BB Works (https://sites.google.com/brownbootsoft.com/rus) - Мобильный офис для совместной работы над задачами и документами для пользователей Google, как они себя позиционируют.

Что понравилось сразу:
приятный интерфейс
быстрый старт - пару нажатий (или тапов, как в моем случае - я начал работать прямо со смартфона) - и задача коллеге отправлена с приложенным документом!
понятная иерархия - в папках лежат задачи, в задаче документы, и самые необходимые поля: срок, исполнитель, ознакомители, история ответов.
возможность отправить напоминание о задаче в популярные мессенджеры на почту, также можно поделиться самим текстом задачи и документами в ней.

Другие важные моменты, полностью удовлетворяющие наши потребности:

Все хранится на нашем (!) гугл диске, мы никогда не останемся без наших файлов.
Одно дело доверить документы Google Диску, другое - разработчикам одного из сотен сервисов, без возможности легко их оттуда забрать.
В ответы можно вкладывать подготовленные документы, делиться ими, совместно работать над версиями.
Стоимость -1,5 доллара за пользователя в месяц или 18 долларов в год, бюджетно!

Это было похоже на идеал для нас!

Мы просто продолжили использовать уже существующий Google Диск, BB Works это надстройка над сервисами Google, предоставляющая дополнительные функции планирования и контроля.

Сейчас уже месяц работаем в BB Works, пока все устраивает. Радует, что периодически появляются новые функции: интеграция с Google Календарем, возможность создавать повторяющиеся задания, новые статистические отчеты - сколько за период получено заданий, сколько выдано, сколько просрочено, сколько накоплено файлов и тому подобная полезная информация. Для меня это очень важно!

Post has shared content
Реальный выбор таскменеджера
Я директор юридической компании”Grand”, хотел бы рассказать о своем опыте выбора системы планирования для небольшой компании.
Конкретно - для своей. Сейчас у меня работает 17 сотрудников, для нашей отрасли это не мало, мы считаемся средней компанией на рынке. За последние два года выросли в 2 раза, количество клиентов увеличилось в разы. Основной сущностью, с который мы работаем - это дела наших клиентов. Дело - это десятки и сотни документов в каждом.
В процессе бурного роста мы поняли, что работать с бумажными экземплярами документов уже не то, что неэффективно, а просто невозможно: ни найти, ни передать сотруднику документ по делу быстро не получалось.
Полтора года назад мы приняли решение все документы хранить в электронном виде, сканировали все, что поступало в агентство.
Хранили сначала в общих папках на своем сервере, затем, когда места перестало хватать, перешли в облако.
К тому же, в облаке надежнее - жесткие диски имеют свойство “сыпаться”.
Документы хранили по папкам, каждый клиент в отдельной папке, далее года, далее - дела по клиенту и т.д.

В качестве облака выбрали Google Диск - адекватная цена, развитая инфраструктура дополнительных приложений, высокая безопасность хранимых данных.
Естественным продолжением использования Диска стала работа в Google Документах. Отпала потребность в офисных приложениях, тем более в условиях ужесточения лицензионной политики Windows.
Google Почтой мы и так уже пользовались.

Но просто хранить файлы по папкам было недостаточно, каждый документ дела имел дополнительные атрибуты: исполнителя, срок действия либо исполнения, версию и т.д.
Не бывает просто документа, он всегда создается и редактируется в рамках какой-либо задачи или дела.

С ростом компании все насущнее чувствовалась потребность в структуризации, в такс-менеджементе не в экселе, а совместно с сотрудниками, в идеале - с любого устройства.

Пару месяцев назад я принял решение перевести планирование задач, работу над документами и контроль сроков в специализированную систему.

Сейчас на рынке сотни систем планирования - от простых todo листов до многофункциональных корпоративных порталов.

Чтобы не запутаться и не тратить драгоценное время на анализ этого огромного рынка, определили для себя ключевые, жизненно необходимые функции системы. У нас не было цели досконально изучить все функции каждого продукта: если мы видели отсутствие принципиальной функции, дальше не рассматривали продукт.

Еще раз обращаю внимание, что мы не искали систему для управления проектами, бОльший упор был на планирование и контроль задач в команде, совместной работы над документами, на документооборот между участниками задачи.
Так как систему подбирал в первую очередь для себя, то все рассмотренные системы тестировал сам. Мне было важно оценить работу именно со стороны руководителя.

Принципиальные, ключевые возможности для нас:

полная мобильность - система должна работаыть одинаково с любых устройств;
“не подсаживаться на крючок” - иметь доступ ко всем наработанным документам в случае отказа от использования продукта;
простота и минимум настроек, зашел и начал работать- нам не нужны диаграммы Ганта, десятки полей в задании, различные редакторы набора полей, расчет ресурсов и стоимости, отслеживания ошибок и др.;
русский язык;
поддержка произвольной иерархической структуры директорий как на десктопе. Нам было необходимо сохранить возможность хранить документы и задания в виде дерева папок, в той структуре, к которой мы привыкли;
минимальная цена (или бесплатно).

Вначале попробовали то, что первым выходит в строке поиска Яндекса и Гугла по соответствующим запросам.

Начали мы работать с Asana (www.asana.com), нам понравился интерфейс, быстрое начало работы для новых пользователей, скорость работы системы.
Использовали неделю, думал, вот оно!
Но на деле столкнулись с несколькими неприятными моментами (которые впоследствии оказались основными причинами, по которым пришлось отказаться от
Asana):
Исполнитель сам по своему усмотрению может менять дату выполнения задачи! Например, я выдаю задачу, ожидаю ее исполнения либо неисполнения к назначенному сроку, и в последний день выясняется, что исполнитель сдвинул дату на неделю вперед. Как я об этом должен догадаться!?
Как реализовать жесткий контроль и исполнение сроков?
И второе, ключевое для меня, как руководителя - нет необходимой мне аналитики. Самый очевидный отчет “Количество задач по исполнителям по статусам” построить не удалось.

Пришлось отказаться от Asana, хотя многое нам подходило.
В конце недели использования Asana столкнулись с еще одной проблемой, которая была неочевидна вначале - мы не смогли выгрузить все документы, наработанные и загруженные в систему за неделю! Сотрудникам пришлось вручную сохранять каждый документ, атрибуты Дела из системы к себе.
Сложно представить, что бы мы делали, если бы по какой либо причине пришлось через год менять систему - “пропало все, что нажито непосильным трудом!”
Добавили этот пункт в “ключевые возможности” при оценки следующих систем.

Следующую систему нам посоветовали друзья из рекламного агентства, говорили, живут в ней уже два года, очень довольны!

Trello (https://trello.com/) - оригинальная система управления проектами, удобно видеть разом весь проект со всеми задачами, с их статусами. Ориентация на “поток”, задачи перетекают по статусам и “доскам”. Понимаю ребят, которые мне посоветовали - для их деятельности, похоже, очень подходит
Но нашим далеким от концепции “канбан” юристам не очень близка эта методология. И все- таки Trello заточен под проектную работу, много процессной деятельности в него не вместить.
Из ключевых возможностей, необходимых нам - структуру наших папок не поддерживает.
Три дня тестов на 5 сотрудниках, в итоге не “зашло” у нас.

В обзорах одним из лидеров был Basecamp. Посмотрел его сам с заместителем, остальных коллег даже не привлекал.
Основные выводы после дня использования:
- нет русского языка, мои юристы - не программисты, им еще неделю придется разбираться в продукте...
- платное, сразу и много независимо от количества пользователей (99 долларов в месяц).

Из замеченных полезных фишек - чат по задаче, протокол действий по задаче, вся история действия под рукой.

Несколько больших НО не позволили продолжить работу в Basecamp:
Как прикладывать документы к задаче?
Как сделать цепочку поручений?
Как указать ответственного исполнителя задачи и соисполнителей?

Подозреваю, что не глубоко копал, возможно, все это есть, но с учетом стоимости и английского языка дальше разбираться желания не было.
Вердикт - не для нас.

Еще один популярный (судя по обилию рекламы) продукт - Wrike (https://www.wrike.com).
Но мне показался для ведения всех дел и личных и рабочих в одном месте явно “великоват”.
Да и цена в 10 долларов в месяц за пользователя тоже великовата.

Мой коммерческий директор использует для личного планирования (они с женой обсуждают покупки в супермаркете в нем) - RememberTheMilk (https://www.rememberthemilk.com), удобно, просто, есть теги, выборки, различные сортировки и группировки, можно расшаривать дела другим людям, но как прикладывать файлы??
Не подходит.

Понимая, что искать можем еще долго, решил сузить критерии поиска: так как мы используем Google инфраструктуру, разумно оплаченные и используемые приложения (Почта, Документы, Календарь и др.) сделать частью системы планирования.

Первая система, появляющаяся в поиске по запросу “планировщик задач для пользователей google” - GQueues (www.gqueues.com)

Что понравилось: глубокая интеграция с сервисами Google, задание из Почты, Задачи в Календарь Google, работа с Google Документами.
Возможность оставлять комментарии к задачам, прикреплять файлы, в том числе создавая их сразу в Google Документах.

Но только два уровня вложенности папок...
Как назначать конкретного ответственного исполнителя и просто ознакомителей?
Нет логической цепочки: задача - ответ на
задачу с документами.
Нельзя загружаемые документы сразу сконвертить в Google Документы.

Партнер, помогавший нам внедрять Google Apps, посоветовал посмотреть новый сервис BB Works (https://sites.google.com/brownbootsoft.com/rus) - Мобильный офис для совместной работы над задачами и документами для пользователей Google, как они себя позиционируют.

Что понравилось сразу:
приятный интерфейс
быстрый старт - пару нажатий (или тапов, как в моем случае - я начал работать прямо со смартфона) - и задача коллеге отправлена с приложенным документом!
понятная иерархия - в папках лежат задачи, в задаче документы, и самые необходимые поля: срок, исполнитель, ознакомители, история ответов.
возможность отправить напоминание о задаче в популярные мессенджеры на почту, также можно поделиться самим текстом задачи и документами в ней.

Другие важные моменты, полностью удовлетворяющие наши потребности:

Все хранится на нашем (!) гугл диске, мы никогда не останемся без наших файлов.
Одно дело доверить документы Google Диску, другое - разработчикам одного из сотен сервисов, без возможности легко их оттуда забрать.
В ответы можно вкладывать подготовленные документы, делиться ими, совместно работать над версиями.
Стоимость -1,5 доллара за пользователя в месяц или 18 долларов в год, бюджетно!

Это было похоже на идеал для нас!

Мы просто продолжили использовать уже существующий Google Диск, BB Works это надстройка над сервисами Google, предоставляющая дополнительные функции планирования и контроля.

Сейчас уже месяц работаем в BB Works, пока все устраивает. Радует, что периодически появляются новые функции: интеграция с Google Календарем, возможность создавать повторяющиеся задания, новые статистические отчеты - сколько за период получено заданий, сколько выдано, сколько просрочено, сколько накоплено файлов и тому подобная полезная информация. Для меня это очень важно!

Post has shared content
BB Works - сохранение в бизнесе документов сотрудника при увольнении

При использовании платного пакета облачных приложений G Suite (Google Apps for Work) доступны развитые средства администрирования прав пользователей и управления контентом организации. При увольнении сотрудника можно в несколько секунд сменить его пароль в аккаунте, приостановить аккаунт, забрать во владение администратора все документы, даже удалить корпоративные документы с его мобильных устройств.

Но многие небольшие компании используют бесплатные личные аккаунты GMail сотрудников для совместной работы в бизнес целях. При этом возможно все документы помещаются в папки на Google Диск владельца бизнеса. Владелец бизнеса видит все документы на своем диске и уверен, что они под его контролем. Это не так…

Когда сотрудник создает документ под своим аккаунтом, этот документ можно положить в любую папку любого другого пользователя, и открыть доступ к нему кого угодно. Но при этом сотрудник автор остается Владельцем документа ! Он может в любой момент закрыть всем права или удалить документ. И забрать право владельца документа у сотрудника нельзя, так как все частные аккаунты равноправны.

Эта проблема решается, если вы храните и обрабатываете документы с использованием личных аккаунтов Google в системе BB Works.

При деактивации (увольнении) Сотрудника из учетной записи компании в BB Works система выполняет следующие действия с документами:

1- забирает у Сотрудника права доступа на чужие документы
2- создает в системе Копии документов, где увольняемый Сотрудник является владельцем
3- предоставляет права на Копии нужным действующим сотрудникам
4- оригиналы остаются только автору, который деактивирован

http://brownbootsoft.com/rus


#brownbootsoft #bbworks #gsuite #googleapps
Photo

Post has shared content
Отзыв пользователя, которому стало удобнее с мобильным офисом BB Works
Чем мне помог сервис BB Works? - история клиента

BB Works - мобильное управление задачами и документами для пользователей G Suite

https://goo.gl/LEXSgA

Я руководитель небольшой ИТ компании. Мы оказываем клиенту услуги по разработке программного обеспечения, внедрению и сопровождению. Часть наших сотрудников работает удаленно из дома. Я сам довольно мобилен, выезжаю в другие города, встречаюсь с клиентами, нахожусь в офисе меньше половины рабочего времени.

Год назад мы решили, что нам нужен 100% удаленный доступ из любой точки мира и с любого устройства к 100% информации компании. Никаких половинчатых решений. Мы купили корпоративный домен Google Apps for Work, сейчас он называется G Suite.

Мы перешли на GMail, интенсивно используем для коммуникаций Hangouts, ежедневно используем Google Calendar, перенесли все свои документы и файлы на Google Drive, создали систему папок с разграниченным доступом. Для работы с текстами и таблицами используем только Google Docs, активно работаем с документами в режиме совместного доступа. И все это каждый из нас делает с любого устройства в любое время. В общем внедрили на все сто.

Я как руководитель был вполне удовлетворен результатом и новой технологией. Но аппетиты растут. Возникло желание повышать уровень сервиса и свою продуктивность, не выходя из экосистемы Google + Android, в которую мы все уже изрядно вжились. Что же мне было нужно:

1- Управление командой и делами со смартфона

- видеть поток задач компании и держать их на контроле,
- планировать все задачи на день, на неделю, и свои личные дела, и рабочие,
- связать все это с Почтой, Календарем и несколькими мессенджерами,

2- Управление нужным мне контентом со смартфона

15-20 человек это небольшой коллектив, тем не менее общая структура выросла до нескольких сотен папок с глубиной вложенности 5-8 уровней, десятки тысяч файлов. Мне из них нужно 5-7 процентов. Найти их трудно. Мне бы хотелось иметь свою (!) структуру папок, в которой были бы доступны только нужные мне общие документы, те которые проходили в моих делах, может быть итоговые и самые важные, и те которые могут понадобиться в будущем и должны быть быстро найдены.

3- Весь документооборот компании на моем смартфоне

Это вообще возможно? Я почти не создаю документов. Но я их читаю, вношу коррективы, пересылаю другим участникам и клиентам. И я хочу иметь возможность это делать всегда и везде в реальном режиме времени.

В итоге у меня появился сервис BB Works. Я просто вошел в него со своим Google Account со своего смартфона, подключил своих сотрудников, и начал работу.


Как было и как стало с BB Works

Задания
Просто задания. Задания от меня и задания мне. Нажал Создать, наговорил текст, выбрал исполнителей, поставил срок. Все. Клавиатуру смартфона не вызывал. Уведомления ушли участникам. Жду ответы с документами.

Календарь
А чтоб Исполнители не пропустили срок, я просто нажимаю в сервисе иконку Календаря, и отправляю Задание. В Календаре будет создано мероприятие с нужной датой и временем, исполнители получат на него приглашение, и например, за 1 час до мероприятия получат оповещение на своем смартфоне или ПК. Трудно пропустить.

Создал папки
Папки только для себя. Личное, Финансы, Клиенты, внутри Клиент1, Клиент2… и так далее. Создаю задания прямо в папках. Они там и остаются с вложенными в них документами.

Из почты
В мою почту много всего падает. Но одно письмо из десяти важное. Например, клиент прислал Техническое Задание, и спрашивает, за какую цену я его выполню.

Мои действия раньше:
скачал себе на устройство ТЗ из почты
закачал его в нужную папку на Google Drive
преобразовал ТЗ из формата MsWord в формат Google Docs
открыл доступ трем исполнителям к ТЗ
переслал им исходное письмо
добавил в письмо примерно такой текст “Ребята, до среды надо сделать оценку…”
записал себе в специальную табличку, что надо отослать оценку клиенту, чтобы не забыть

Мои действия сейчас:
нажал “Создать задание из почты” и выбрал письмо
выбрал из списка исполнителей и выбрал срок. Все.

А когда Оценка для клиента разработана, исполнители написали мне Ответ в Задание и вложили документ. Я открыл прямо в Задании, внес коррективы в цену. Нажал “Поделиться в почту”, выбрал из контактов клиента. Документ автоматически преобразовался в так привычный клиенту формат MsWord, и отправился ему в почту.


Это просто для примера. Я не смогу тут быстро описать все возможности сервиса BB Works, но поставленные перед собой выше задачи продуктивности я решил. И это главное.

#brownbootsoft #bbworks #gsuite #googleapps
Photo

Post has shared content
Количество документов и папок на Google Дисках выросло в сотни раз за последние 2-3 года , поэтому организация удобного поиска информации необходимой прямо сейчас, приобретает первостепенное значение.
Функция быстрого доступа (Quick Access) позволяет легко находить самые нужные документы в приложении Google Диска на экране смартфона.

Post has shared content
BB Works - подарок от Феликса!

Феликс любит наших клиентов. Всем кто создал свою учетную запись в первых рядах и имеет ИД компании с номером от 1 до 25 - навсегда бесплатный доступ к сервису с любым количеством пользователей !!!

https://sites.google.com/brownbootsoft.com/rus

мобильное управление задачами и документами для пользователей Google™ и G Suite™

#brownbootsoft #bbworks #gsuite #googleapps #googledocs #googledrive #taskmanager #todolist #smallbiz
Photo
Wait while more posts are being loaded