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Fernanda Lárraga
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Fernanda Lárraga

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UNIVERSIDADTECNICA DE COTOPAXI
UNIDAD DECIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y HUMANISTICAS
En Microsoft Project 2007 existen tres tipos derecursos: trabajo, material y coste (en versiones anteriores solo losdos primeros tipos). Veamos con un ejemplo sencillo los tres tipos derecursos:El recurso tipo Trabajo permite indicar una tasa estándar por hora, la mano de obra sería de este tipo, por ejemplo si tenemos un operario (Juan) que es albañil y tiene un coste por hora de 15 €, podemos configurarlo en la Hoja de Recursos, indicando en el campo Nombre del recurso: Juan, en el campo Tipo: Trabajo, en el campo Grupo: Albañil y en en el campo Tasa Estándar: 15 €/h.El recurso tipo Material nos permite indicar los materiales que vamos a utilizar en el poyecto, por ejemplo, los ladrillos serían de este tipo. A este tipo de recursos se les puede indicar la Etiqueta de Material, en este ejemplo sería Ladrillo, con un coste de 1 € por ladrillo.Recursos de costo, son aquellos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la druración de la tarea, por ejemplo son recursos de este tipo un billete de avión, alojamiento, etc... en este caso podriamos dar de alta un recurso de coste que fuese Billete de tren.Introduciendo estos tres recursos, Juan, Ladrilloy Billete de tren en la hoja de recursos de Microsof Project, elaspecto que debería presentar sería como el de la imágen: La utilización de los tipos de recursos permite quepodamos modelizar los recursos del poyecto y sus costesasociados según nuestras necesidades de forma que se ajusten al máximo ala realidad.Antes de comenzar a asignar recursos a tareas debemoscomprobar que hemos configurado correctamente los recursos, de esta formaevitaremos comportamientos erróneos de las tareas. Posts relacionados:Ms Project: compartir recursosMs Project: utilizando recursos de presupuestoGestión de la carga de trabajoMs Project: trabajo, duración y unidadesRendimiento del equipo de proyectoLos recursos se asignana las tareas para determinar de quién es la responsabilidad de que éstas serealicen. La asignación de recursos también ayuda a determinar cuánto tiempo setardará en llevar a cabo una tarea y, en caso de llevar un seguimiento de loscostos, cuánto costará la tarea. Un recurso puede ser una única persona, un recurso genérico que pueda sustituirse posteriormente, un grupo (por ejemplo, losprogramadores), equipamiento (por ejemplo una grúa o un equipo informático) obien los recursos materiales consumidos durante el proceso de ejecución de latarea.En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso.Haga clic en Asignar recursos . Nota También puede utilizarel panel lateral Recursospara asignar personas y equipamiento rápidamente a las tareas. En la barra deherramientas Guía de proyectos,haga clic en Recursos y despuésen Asignar personas y equipamiento atareas. A continuación, siga las instrucciones que aparezcan en el panellateral. Agregar nuevos recursos a un proyecto Filtrar una lista de recursos larga Asignar un recurso a una tarea¿Qué sonlas asignaciones?Las asignaciones son las asociaciones entre tareasespecíficas y los recursos necesarios para completarlas. Se puede asignar másde un recurso a una tarea. Tanto los recursos de trabajo como los recursos de material pueden asignarse a tareas.Asigne recursos a las tareas del proyecto para indicarlas personas u objetos necesarios para completar las tareas de la programación.Una vez realizadas las asignaciones, las tareas se programan de acuerdo con loscalendarios de recursos y las unidades de asignación, lo cual permite realizar una programación másprecisa. ¿Por quédeben asignarse recursos a las tareas?De manera específica, se asignan recursos a las tareasdel proyecto para alcanzar los siguientes objetivos: Realizar un seguimiento del trabajo que realizan las personas y el equipamiento, o de la cantidad de material utilizado, para completar las tareas. Garantizar un estricto control de los gastos y una buena comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidades están claras, disminuye el riesgo de que las tareas se pasen por alto.Ser más preciso a la hora de programar la duración de las tareas y el momento en el que es probable que se completen.Realizar un seguimiento de los recursos a los que se les ha asignado un volumen de trabajo excesivo o insuficiente.Controlar los gastos por tiempo de recursos y costos.¿Cómo seasignan recursos a las tareas?Para asignar un recurso se selecciona una tarea, seelige un recurso en la lista de recursos (o se agrega a la misma) y seintroducen las unidades de asignación. Para los recursos de trabajo, el valor predeterminadode las unidades de asignación es igual al valor de capacidad máxima, pero no puede superar el límite del 100%. Un valor de unidades del 100%indica que el recurso está asignado a la tarea a tiempo completo, según elperíodo laborable especificado en el calendario de recursos. Para los recursosmateriales, el valor predeterminado de unidades de asignación es 1. Un valor deunidades 1 representa una de las unidades de medida, o etiquetas, establecidaspara el recurso material (por ejemplo, 1 tonelada o 1 metro cúbico).De manera predeterminada, los nombres de los recursosasignados aparecen en las barras de Gantt de latarea. Puede revisar los detalles de la información de asignacionesen las vistas Uso de tareas o Uso de recursos. En la vista Uso de tareas, losnombres de los recursos asignados se agrupan bajo el mismo nombre de tarea. Enla vista Uso de recursos, los nombres de las tareas asignadas se agrupan bajocada nombre de recurso. Estas dos vistas aparecen como tabla y como parte dehoras en el que se muestra la distribución del trabajo por períodos de tiempo.¿Qué esuna propuesta de asignación?En Project, se puede especificar un tipo de reservapara marcar los recursos como confirmados o propuestos. En la fase deplaneación del proyecto es aconsejable definir el tipo de reserva de un recursocomo propuesto. Esto significa que, de momento, reserva el recurso paratrabajar en tareas. Al asignar un recurso propuesto a una tarea, la asignaciónse marcará como propuesta. Las asignaciones a recursos confirmados son lasúnicas verdaderas.¿Cómo seajustan las asignaciones de recursos de trabajo?Puede ajustar el tiempo que un recurso de trabajodedica a una tarea ajustando las unidades, el trabajo, los perfiles o lasfechas de comienzo y fin.La primera vez que asigne un recurso a una tarea,tiene que establecer las unidades de asignación. En un recurso de trabajo, lasunidades indican el porcentaje de período laborable disponible que, según elcalendario de recursos, dedicará este recurso a la tarea. A tiempo completosuele ser 100%, lo que significa que se trata de un recurso a tiempo completoque trabaja a tiempo completo en una tarea. Si se asigna, por ejemplo, unrecurso a tiempo parcial con una capacidad máxima del 25%, el valorpredeterminado de las unidades de asignación será 25%. También puede asignar unrecurso a tiempo completo a una asignación a tiempo parcial. Por ejemplo, puedeasignar un recurso a tiempo completo a una tarea al 50% y a otra tarea tambiénal 50%. Si un calendario de recursos está configurado para 8 horas de períodolaboral el jueves y un recurso está programado para trabajar en una tarea al100% ese mismo día, el recurso trabajará 8 horas el jueves. Sin embargo, si elcalendario de recursos se define en cuatro horas de período laborable losviernes y el recurso está asignado al 100% a una tarea el viernes, el recursotrabajará 4 horas el viernes.Al asignar un recurso de trabajo a una tarea, secalcula automáticamente el trabajo para esa asignación. El método de cálculodel trabajo depende del tipo de tarea (unidadesfijas, duración fija o trabajo fijo). Por ejemplo, cuando se asigna un recursopor primera vez a una tarea de unidades fijas, la cantidad de trabajo asignado depende de la duración de latarea. Puede cambiar el valor del trabajo total de una asignación si deseareducir el tiempo que un recurso dedica a una tarea, o si desea desplazar eltrabajo de un recurso asignado a otro. Cambiar el valor del trabajo total puederesultar útil si intenta acortar la programación o igualar la carga de trabajode recursos sobreasignados o infraasignados .Además de cambiar la cantidad de trabajo total de unaasignación, puede perfilar el trabajo, esto es, ajustar cuanto trabajo total serealiza durante el intervalo de la asignación. Con los perfiles preestablecidospuede aumentar, disminuir, aumentar y después disminuir la carga de trabajo, yrealizar otras acciones. El trabajo total de una asignación a la que se hayaaplicado un perfil se distribuye a lo largo de la duración de la tarea deacuerdo con el perfil elegido. También puede crear su propio perfil de trabajo.Si las fechas de comienzo y fin de una asignación sondistintas de las fechas de comienzo y fin de la tarea, puede ajustarlas en elcuadro de diálogo Información de laasignación.¿Cómo seajustan las asignaciones de recursos de material?Puede ajustar el uso de material y las asignaciones detasa de consumo de los recursos materiales ajustando el trabajo y las unidades.También puede utilizar perfiles de uso de material y establecer las fechas decomienzo y fin de la asignación.La primera vez que asigne un recurso a una tarea,tiene que establecer las unidades de asignación. Para los recursos materiales,se considera que las unidades son la cantidad o la tasa de consumo de material.Las unidades que asigne para los recursos materiales indican la cantidad dematerial que se consumirá para completar la tarea, utilizando la unidad demedida, o etiqueta, que especifique para el recurso material (por ejemplo, 20toneladas o 5 metros cúbicos). Si el recurso material tiene un consumo variable de material, se indica la tasa en el campo Unidades. Por ejemplo,si se van a utilizar 10 toneladas de acero por semana en la asignación,especifique 10/semana comounidad de asignación. Sin embargo, si el recurso tiene un consumo fijo de material, basta con introducir la cantidad total de materialque se va a utilizar, sin la etiqueta de tiempo. Por ejemplo, si se van autilizar 40 metros de tierra en la asignación, independientemente de laduración de la tarea, especifique 40.Al asignar un recurso material a una tarea, se calculaautomáticamente el trabajo para esa asignación. En el caso de los materiales,se considera que el trabajo es el uso total de material. La forma de calcularel uso total de material depende de si el consumo del recurso se indica comofijo o variable. Si el consumo es fijo, el uso total de material equivale alvalor de la unidad. Por ejemplo, si el valor de las unidades de asignación parauna tarea es 20 cajas, el trabajo también es 20 cajas. Sin embargo, si elconsumo del recurso es variable, el uso total de material indica la cantidadtotal de material que se utilizará a lo largo de toda la tarea. Por ejemplo, siel valor de las unidades de asignación para la tarea es 20 cajas/día y la tareadura 4 días, el valor de trabajo es 80 cajas.Además de modificar la cantidad total de trabajo (usode material) de una asignación, puede perfilar el uso de material; es decir,puede ajustar la cantidad del material total que se utilizará en el transcursode la asignación. Puede utilizar los perfiles preestablecidos puede aumentar,disminuir, aumentar y después disminuir la carga de trabajo, y realizar otrasacciones. El uso total de material de la asignación se divide durante eltranscurso de la tarea según el perfil que haya elegido. También puede crear supropio perfil de trabajo. Si las fechas de comienzo y fin de la asignación delrecurso material son distintas de las fechas de comienzo y fin de la tarea,puede ajustarlas en el cuadro de diálogo Información de la asignación.Asignar recursos Las asignaciones son asociaciones entre tareas específicas y los recursosnecesarios para realizarlas. Es posible asignar más de un recurso a una tarea,y tanto los recursos de trabajo como los recursos de material se pueden asignara tareas. Asignar un recurso a una tarea Perfeccionar las asignaciones de recursos Sepueden realizar ajustes en las asignaciones realizadas, buscar las posiblessobreasignaciones y, tal vez, resolverlas mediante la redistribución de losrecursos. Haga clic en el orden siguiente:Ver la disponibilidad de un recurso seleccionado cuando se desea encontrar recursos sobreasignados o infraasignados en un proyecto o entre diversos proyectos.Revisar la carga de trabajo de los recursos para ver si las asignaciones que se acaban de hacer han producido sobreasignaciones o infraasignaciones. Ajustar la asignación de un recursoResolver sobreasignaciones de recursos mediante la redistribución cuando se desea nivelar la carga de trabajo de los recursos. Redistribuir nuevas programaciones usando tiempo de demora disponible, dividiendo tareas y agregando retrasos hasta que las sobreasignaciones queden resueltas. Tenga en cuenta que la redistribución puede a menudo retrasar la fecha de finalización del proyecto. Agregar una nota sobre asignaciones de recursos Se puede adjuntar una nota, quizás para describir las limitaciones o las suposiciones delproyecto. Agregar una nota a tareas, recursos o asignaciones Actualizar información de los recursos de un fondo compartido Si se utiliza Microsoft Office Project Standard 2003 y recursos de un fondo de recursos o de otro proyecto, se puede actualizar la información de asignación delos recursos de modo que toda la información esté visible en el fondo derecursos o proyecto compartido. Esto puede ayudar al jefe del proyecto o aljefe de recursos a comprobar las sobreasignaciones en varios proyectos.Actualizar información de los recursos de un fondo compartido Comunicar nuevas asignaciones Se puedencomunicar los cambios de asignaciones a los recursos afectados imprimiendo informes deasignación o utilizando Microsoft Office Project Web Access 2003 para comunicar los cambios electrónicamente.
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