How to Transfer an Employee in SPARK


Step I

Go to Service Matters ->Transfer -> Generate Transfer Order.


 Select the designation and employee to be transferred. ഇവിടെ ട്രാന്‍ഫര്‍ ചെയ്യേണ്ട ജീവനക്കാരന്റെ ഇപ്പോഴത്തെ ശരിയായ designation കൃത്യമായി നല്‍കിയെങ്കില്‍ മാത്രമേ പേര് ഇടതു വശത്ത് കാണിക്കുകയുള്ളു. പേര് കണ്ടു കഴിഞ്ഞാല്‍ ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യേണ്ട വ്യക്തിയുടെ പേരിനു ഇടതു വശത്തുള്ള ചെക്ക് ബോക്സില്‍ ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് നല്‍കണം. തുടര്‍ന്ന് Enter Transfer Detail ന് താഴെയുള്ള കോളങ്ങള്‍ പൂരിപ്പിക്കണം. Designation ന് നേരെ നല്‍കേണ്ടത് ഏത് Designation ലേക്കാണ് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആകുന്നത് എന്നാണ്. സാധാരണ ട്രാന്‍സ്ഫറുകളില്‍ ഇപ്പോഴുള്ള Designation തന്നെ നല്‍കിയാല്‍ മതിയാകും. ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കി പ്രിന്റ് എടുക്കാവുന്നതാണ്. എന്റര്‍ ചെയ്ത വിവരങ്ങള്‍ കൃത്യമാണെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തിയതിനു ശേഷം Confirm and Update Data എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
Step II
Go to Service Matters-Transfer -> Relieve on Transfer.
ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യേണ്ട ജീവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്യുമ്പോള്‍ താഴെ കാണുന്ന പേജില്‍ എത്തുന്നു.
 നേരത്തെ കൊടുത്ത Transfer Details ഈ പേജില്‍ ശരിയായിട്ടാണോ വന്നിട്ടുള്ളത് എന്ന് പരിശോധിക്കണം. Releiving Date, Releiving Order Number, Whether part salary to be processed എന്നിവ കൃത്യമായി നല്‍കണം. Relive ചെയ്യുന്ന സമയം വരെ ഇപ്പോഴത്തെ ഓഫീസിലും, ബാക്കി ദിവസങ്ങളില്‍ പുതിയ ഓഫീസിലുമായാണ് സാലറി പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടതെങ്കില്‍ Whether part salary to be processed ന് നേരെ Yes എന്ന് നല്‍കണം. Future Date ല്‍ Pay Fix ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ Pay Fixation(Future dated) എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം. റിലീവിങ് ഓര്‍ഡര്‍ പ്രിന്റ് എടുക്കാന്‍ Print Draft Order ക്ലിക്ക് ചെയ്യാം. തുടര്‍ന്ന് Confirm and Update Date ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് അപഡേറ്റ് ചെയ്യാം. Queries -> Employee Search വഴി Transfer Status പരിശോധിക്കാവുന്നതാണ്.

Transfer In SPARK ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടവ

സ്പാര്‍ക്കില്‍ ജീവനക്കാരനെ ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യുമ്പോള്‍ അല്പം ചില കാര്യങ്ങള്‍ ശ്രദ്ധിച്ചാല്‍ പിന്നീടുള്ള ബുദ്ധിമുട്ടുകള്‍ ഒഴിവാക്കാനാകും.
1.Designation കൃത്യമായി നല്‍കണം - പലപ്പോഴും ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യേണ്ട ജീവനക്കാരനെ Transfer Order പേജില്‍ (Service Matters -> Transfer Order) സെലക്ട് ചെയ്യാന്‍ കഴിയുന്നില്ല എന്നു പറയാറുണ്ട്. ഇതിനു കാരണം ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യുന്ന ജീവനക്കാരന്റെ കൃത്യമായ Designation നല്‍കാത്തതാണ്. Edit Employee Record -> Present Service Details എടുത്ത് ജീവനക്കാരന്റെ ശരിയായ Designation കണ്ടുപിടിക്കാവുന്നതാണ്.
2.Transfered to Office കൃത്യമായി നല്‍കണം  - ഏത് ഓഫീസിലേക്കാണോ പോകുന്നത് ആ ഓഫീസിന്റെ പേര് സെലക്ട് ചെയ്യുക.ചില ഓഫീസുകളുടെപേര്   ഒന്നില്‍ കൂടുല്‍ തവണ ആവര്‍ത്തിച്ചു വരുന്നതായി കണ്ടിട്ടുണ്ട്. അതു കൊണ്ട്  ഓഫീസിന്റെ നിലവിലുള്ള പേര് മനസ്സിലാക്കിയ ശേഷമാണ് സെലക്ട് ചെയ്യേണ്ടത്.
3.Whether part salary to be processed- ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ് വരെയുള്ള സാലറി ഇതേ ഓഫീസില്‍ തന്നെ പ്രോസസ് ചെയ്യണമെന്നുണ്ടെങ്കില്‍ Yes എന്നും മുഴുവന്‍ സാലറിയും പുതിയ ഓഫീസില്‍ നിന്നും പ്രോസസ് ചെയ്താല്‍ മതിയെങ്കില്‍ No എന്നും നല്‍കണം.
4.Salary Deductions ഫ്രീസ്സ് ചെയ്യല്‍ - ഏതാനും ദിവസങ്ങള്‍ മാത്രം ജോലി ചെയ്ത് പുതിയ ഓഫീസിലേക്ക് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആകുമ്പോള്‍ കുറച്ചു ദിവസത്തെ സാലറി മാത്രമേ ആദ്യത്തെ ഓഫീസില്‍ പ്രോസസ്  ചെയ്യാന്‍ കഴിയു. അതേ സമയം ഇങ്ങനെ പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന സാലറിയേക്കാള്‍ കൂടുതല്‍ Deductions ഉണ്ടായിരിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോള്‍ Net Amount മൈനസ് തുക കാണിക്കുകയും സാലറി പ്രോസസിങില്‍ എറര്‍ കാണിക്കുകയും ചെയ്യും. Net Amount നേക്കാള്‍ കൂടുതല്‍ Deductions Amount വരികയാണെങ്കില്‍ ഓരോ Deductions ഉം കഴിഞ്ഞ മാസം വച്ചു കൊണ്ട് ഫ്രീസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. (ഉദാ: ജൂണ്‍ മാസത്തിലെ സാലറിയാണ് പ്രോസസ് ചെയ്യേണ്ടതെങ്കില്‍ Deductions ന്റെ To Date 31-05-2013 എന്ന് നല്‍കാം.)
5.Bill Type - ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയി വന്ന ജീവനക്കാരനെ Join ചെയ്യിക്കുമ്പോള്‍ ഏത് Bill Type ല്‍ ആണെന്ന് കൃത്യമായി നല്‍കണം. സാലറി ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ട്രാന്‍സ്ഫറായി വന്ന ജീവനക്കാരന്റെ ബില്ല് പ്രോസസ് ചെയ്യാന്‍ പറ്റാത്തതിനു കാരണം ബില്‍ ടൈപ്പ് ശരിയായി നല്‍കാത്തതായിരിക്കാം.
6. Acquittance Type ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയി വന്ന ജീവനക്കാരനെ Join ചെയ്യിക്കുമ്പോള്‍ Acquittance Type കൃത്യമയി നല്‍കണം

Relieving on Transfer (For aided institutions)
 Relieving on Transfer (For aided institutions)
എയിഡഡ് സ്കൂളുകള്‍ ജീവനക്കാരെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യേണ്ടി വരുമ്പോള്‍ പഴയതു പോലെ അതാത് സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്ക് നേരിട്ട് Transfer ചെയ്യാന്‍ സാധ്യമല്ല. താഴെ കൊടുത്തിരിക്കുന്ന സ്റ്റെപ്പുകള്‍ ശ്രദ്ധിക്കുക.
Service Matters -> Transfer -> Transfer Order എന്ന ക്രമത്തല്‍ Transfer Order ജനറേറ്റ് ചെയ്യുകയാണ് ആദ്യം വേണ്ടത്.

പ്രസ്തുത പേജില്‍ ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കിയ ശേഷം Confirm and Update Date ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
അടുത്തതായി Transfer Order ക്രിയേറ്റ് ചെയ്തയാളെ റിലീവ് ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്. റിലീവ് ചെയ്യാന്‍ Service Matters -> Transfer -> Relieve on transfer ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
Relieve on Transfer പേജ് താഴെ കാണാം.
നേരത്തെ Transfer Order ക്രയേറ്റ് ചെയ്ത ജീവനക്കാരന്റെ പേര് ഈ പേജില്‍ കാണാവുന്നതാണ്. പ്രസ്തുത ജീവനക്കാരനെ സെലക്ട് ചെയ്ത ശേഷം ആവശ്യമായ വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കുക. Remarks ഒന്നും നല്‍കേണ്ടതില്ല. അതിനു ശേഷം പേജിന്റെ താഴെ കാണുന്ന Forward for Approval എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്. അതായത് എയിഡഡ് സ്ഥാപനങ്ങളുടെ Higher Authority യുടെ Approval ഉണ്ടെങ്കില്‍ മാത്രമേ ഈ Transfer നടക്കുകയുള്ളൂ. 

ശരിയായ രീതിയില്‍ കോളങ്ങള്‍ പൂരിപ്പിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ Successfully മെസ്സേജ് കാണാവുന്നതാണ്. ചിലപ്പോള്‍ Failed Message വരുന്നതിനു കാരണം Remarks കോളത്തില്‍ എന്തെങ്കിലും ടൈപ്പ് ചെയ്ത് ചേര്‍ക്കുന്നത് കൊണ്ടായിരിക്കാം.  എന്നാല്‍ ഗവണ്‍മെന്റ് സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്ക് ഇപ്പോള്‍ പണ്ടത്തെപ്പോലെ തന്നെ Confirm and Update Data എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്തു കൊണ്ട് ജീവനക്കാരെ നേരിട്ട് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
Shared publiclyView activity