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Industrie 4.0 - Die Zukunft der Arbeit
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Unternehmen lernen von Unternehmen 2.0
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Dokumentenmanagement, der effizienteste Hebel der Digitalisierung ...

Wieso die Digitalisierung eines Unternehmens beim Dokumentenmanagement beginnen sollte;

Hauptprobleme:
 Suche nach dem richtigen Dokument: Zeitverluste bei ungeordneten Ordnerstrukturen
 Fehlendes Wissen über Updates und Änderungen eines Dokuments
 Informationsflut: Vervielfachung von gleichen Dokumenten sprengt Datenbänke
Ziele:
 Effiziente Nutzung des Unternehmenswissens
 Nachhaltiges Dokumentenmanagement in digitaler Form

Digitaler Wandel kann als Chance genutzt werden, wenn eine solide Grundlage besteht. Diese Grundlage ist ein nachhaltiges Dokumentenmanagement, um eine moderne Form der Arbeit 4.0 im Unternehmen entstehen zu lassen.
Das Unternehmen lebt von seinem Erfahrungswissen, arbeitet mit Datensätzen und entscheidet anhand von Informationen. All diese Informationssätze in Form von Dokumenten müssen strukturiert verankert und effizient nutzbar gemacht werden.
Moderne Lösungen erlauben durch Drag und Drop ein Redesign bestehender Ordnerstrukturen und schaffen somit langfristige und nachhaltige Ordnung, Struktur und Systematik im Dokumentenmanagement.
Automatische Volltextindizierung ermöglicht in Bruchteilen von Sekunden bis zu 170 Dokumente zu finden. Ebenso erleichtert Verschlagwortung durch Schlüsselwörter die Dokumentensuche für die Mitarbeiter.
Versionierung und Archivierung erlauben alte Dokumente automatisch zu verlagern, um Mitarbeitern stets die aktuellste Version zur Verfügung zu stellen.
Beim Hochladen von Dokumenten wird automatisch die inhaltliche Überprüfung vorhandener Dokumente im System durchgeführt, was somit Unmengen an Redundanz verhindert.
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PCs, Laptops, Tablets und Smartphones sind nicht nur unsere wichtigsten Arbeitsgeräte, sie halten auch...

https://www.cio.de/a/mythos-multitasking,2270012

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Im Zeitalter der Industrie 4.0 brauchen Unternehmen und Mitarbeiter Moderne Aufgabenmanagement Lösungen statt langer E-Mails...

Erfahrungen; Im vergangenen Jahr wurden allein in deutschen Unternehmen ca. 620 Milliarden E-Mails versendet.
Dieses Jahr (2017) soll sich die Zahl um weitere 100 Milliarden erhöhen. Auf die einzelne Führungskraft heruntergebrochen sind das rund 30.000 E-Mails, die schließlich im Postfach landen – und diese gesichtet, sortiert, gelöscht, weitergeleitet oder beantwortet werden müssen. Diese Angaben fand die Beratungsfirma Bain & Comany in ihrer Studie „Managing Your Scarcest Resources“ heraus.
Qualitätseinbußen sind die folgen.
In Folge dessen verbringen die Mitarbeiter täglich bis zu zwei Stunden mit der Bearbeitung ihrer elektronischen Post. Die folge Hier schlummern folglich immense Fehlerquellen und Missverständnisse. Hierheraus erfolgen Optimierungspotenziale. Zwar ist und bleibt die E-Mail ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Aber es gibt durchaus Alternativen, die Zeit sparen und die oft überflüssige E-Mail-Flut nachhaltig eindämmen können – und so wertvolle Ressourcen freisetzen.
Insbesondere intern, aber auch in der Zusammenarbeit mit externen bietet sich moderne Aufgabenmanagement 2.0 Lösungen gute Alternativen zur eher schwerfälligen E-Mail, Excel und Co.
Statt „ins ungewisse“ eine E-Mail zu schreiben – anschließend in abwarte Haltung zu bleiben und auf eine Antwort zu hoffen, offenbaren die Webbasierte Online Aufgabenmanagement schon von Haus aus mehr Informationen zur genannten Aufgabenstellung, Status und Erledigung. Sie sehen Online immer wo die Aufgabe sich befindet und können hierauf adäquat eingehen.
Sie sehen auf einen Blick, in welchem Umfang die Aufgabe und evt. Unteraufgaben oder Informationstand sowie Ergebnisdokumente, Notizen, Tätigkeiten etc. Befindet. So wissen Sie von Anfang an, ob Sie mit einer schnellen Reaktion auf Ihre Nachricht rechnen können oder sich im Zweifel lieber an einen anderen Kollegen wenden. Aufgabenmanagement Tools geben Ihnen durch intuitive und visuelle Reize, zum Beispiel ein Ampelsystem, Workflow Diagramm in Echtzeit Auskunft über die erreichte Aufgabenstatus oder Verfügbarkeit potenzieller Mitarbeiter oder Kommunikationspartner.
In Echtzeit zusammenarbeiten: Gerade dieser Aspekt ist im Tagesgeschäft so entscheidend. Starre Abläufe erschweren Teamarbeit. Wenn Sie also dringend eine Information über Aufgabenstatus benötigen, bremst Sie die E-Mail – und das Warten auf eine Antwort – häufig in ihrem Arbeitsfluss.
Aufgabenmanagement bietet eine komfortable und nachhaltige Alternative zur E-Mail. Statt komplexe Sachverhalte in unzähligen, zeitraubenden und oft missverständlichen Rundmails mit zahlreichen sperrigen Dateianhängen in verschiedenen Versionen zu diskutieren, reicht ein Klick in Ihrem Aufgabencockpit – und Sie sind mit allen Beteiligten Online vernetzt. So können Sie offene Punkte schnell erkennen und effizient darauf reagieren –und sich im Handumdrehen wieder Ihrer eigentlichen Arbeit widmen.
Auf diese Weise wird nicht nur der E-Mail-Flut Einhalt geboten. Sie Sparen wertvolle Zeit du Ärger bei der Kommunikation von Aufgaben und Verantwortung.
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Die E-Mail Thematik, Erinnert mich immer an diese Geschichte;

"Die Geschichte von den 500 Bäumen"
Ein Mann bekam die Aufgabe 500 Bäume zu fällen. Am nächsten Tag ging er also mit seiner Axt in den Wald und ging mit großem Enthusiasmus an die Arbeit. Am Abend hatte er 25 Bäume gefällt. Völlig müde aber stolz kehrte er heim, versorgte seine Wunden, aß zu Abend und fiel dann in einen tiefen Schlaf. Am nächsten Morgen schulterte er seine Axt und ging noch ein klein wenig müde aber mit der gleichen Entschlossenheit in den Wald. Er arbeitete kraftvoll und hatte am Abend 18 Bäume gefällt.

Schon etwas kaputter aber trotzdem noch stolz ging er heim. Am nächsten Morgen stand er schon ein wenig schwerer auf, trotzdem schulterte er seine Axt und arbeitete verbissen bis zum Abend. Er hatte 10 Bäume gefällt. Völlig kaputt kehrte er heim, konnte gerade noch ein Stück Brot essen und fiel in einen bleiernen Schlaf. Das Aufstehen am Morgen fiel schwer und er trottete mit schwerem Schritt in den Wald und arbeitete verbissen und schwitzend weiter.

Er wusste, er würde so nur 5 Bäume schaffen. Da kam ein alter Mann des Weges, schaute sich den wild arbeitenden Mann an und sagte: "Du musst deine Axt schärfen." Doch dieser antwortete nur: "Ich habe keine Zeit, ich muss 500 Bäume fällen."
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