Profile cover photo
Profile photo
Vertilia
3 followers -
Page officielle de la société Vertilia
Page officielle de la société Vertilia

3 followers
About
Vertilia's posts

Post has attachment
Ура, наконец-то! У нас получилось!

Но обо всём по порядку.

Некоторое время назад мы столкнулись с определёнными неудобствами в нашем бизнес-процессе. В конце каждого месяца мы выставляем клиентам фактуры за оказанные услуги. В фактурах указывается количество времени, отработанное на клиента за истёкший месяц.

"Ну, тут всё понятно."

Основанием для фактуры является утверждённый клиентом табель отработанного времени, документ, в котором клиент подтверждает, что такой-то консультант действительно отработал столько-то времени за прошедший месяц.

"Да, бывает такое..."

Хотя процесс создания фактур уже давно автоматизирован, табели времени -- вещь довольно архаичная. По общепринятой традиции отработанные дни заносятся в программу, которая генерирует табель -- лист формата А4 с календариком, где отработанные дни помечены особым образом. Ниже стоит суммарное количество отработанного времени за период.

"Как-то скучновато... Когда уже будет экшн?"

А вот и экшн. Теперь представляем себе дальнейший процесс подтверждения табеля: данный табель сохраняется в файле формата PDF и отправляется клиенту по мэйлу. Получив документ, клиент должен его распечатать, подписать, сосканировать и отослать нам по мэйлу же обратно. И только получив этот документ мы можем приступать к созданию фактуры. Весь процесс занимает от часа до нескольких дней.

"Вот трэш какой!"

Ну да. А если у клиента под рукой нет сканера? По почте табель отправлять? Ехать вручать его лично?

Вот и получается, что в век интернет-технологий единственное отличие он процесса, которым ещё при Наполеоне пользовались, оказалась замена почтовых голубей на двигатель внутреннего сгорания.

"Что ж делать-то? Это ж как так-то?"

Вот именно. И вот тут мы решили, что пора что-то менять.

Сегодня мы представляем вашему вниманию сервис, идея которого давно витала в воздухе.

"Да ну, правда?"

Эта идея -- электронная валидация табелей.

"От оно как... А поподробнее можно?"

Теперь каждый консультант может на нашем сайте оформить табель времени, заполнив отработанные дни (полностью или частично), и отослать клиенту ссылку на электронную версию табеля.

Получив мэйл со ссылкой, клиент переходит на страницу, где может ознакомиться с содержанием табеля, добавить при необходимости свои комментарии, а главное -- при отсутствии замечаний просто нажать на кнопку "Подтвердить". При этом в табеле появляется отметка о валидации с датой и временем и табель "замораживается".

Консультант получает уведомление по мэйлу и может приступать к созданию фактуры.

Таким образом, весь процесс от заполненного табеля до его валидации может занять всего пару минут.

"Ну вот, я только хотел предложить!"

Ну, и напоследок, несколько пояснений.

Во-первых, сервис сделан с упором на мобильные устройства. Создание табеля, а, главное, валидация, могут проводиться как с настольного компьютера, так и с мобильного телефона, подключенного к интернету. Клиенту не обязательно иметь под рукой принтер и сканер, чтобы подтвердить ваш табель.

Во-вторых, использование сервиса абсолютно бесплатное, как для консультантов, создающих табели, так и для клиентов, их валидирующих. Наша основная задача -- популяризировать новый вид сервиса и помочь как можно большему количеству людей.

В-третьих, сервис будет продолжать развиваться. Сейчас мы работаем над переводом интерфейса на русский язык, будут добавляться новые функции, так что обещаем, скучно не будет!

Удачного всем дня и добро пожаловать всем заинтересовавшимся!

Команда разработчиков сервиса www.timesheet-validation.com

Post has attachment
At last! We did it!

But first things first.

Some time ago we faced a minor inconvenience in our business process.

As most of consultants do, at the end of each month we send invoices to our clients for the provided services. Each invoice consists of time units worked for the client during the last month.

"Hope this is not your inconvenience?"

At this point it's alright. But let's continue. To issue an invoice we need to have a timesheet, approved by the client. This document is a kind of justification where the client agrees that such a consultant did really work so much time over the past month.

"Ah, ok. And what?"

Although the invoicing process is quite automated these days, the timesheet validation is something archaic. Traditionally, the days worked are registered in an application that then produces the A4-formatted sheet with the calendar on it mentioning all the days worked. The summary bloc contains the total of consumed time.

"I see. So what's the problem? I'm getting a bit tired..."

Then just imagine the process that follows: this timesheet is saved in PDF format and sent to the client via email. After reception, the client has to print the document, sign it, scan it and return to the consultant. Only then the consultant may proceed to invoice creation.

"Wow! What a mess!"

Yes, it is. Imagine the client does not have a working scanner nearby. Do we need to go to the post office? Or ask for express delivery?

It all essentially means that in the internet era the only difference from Napoleon times is that we just replace carrier pigeons by bikers.

"But it just can't be so wrong... What's the solution?"

And so we decided to repair what's broken.

Today we have the honor to present you the service Timesheet Validation (www.timesheet-validation.com) whose idea was already in the air for some time.

"Really?"

This idea actually boils down to the electronic timesheet validation.

"Uhm..."

Starting today every consultant may freely use that service to create timesheets, register the days worked (complete or partial) and request client validation via email.

Following the link in the message the client opens the page with timesheet details, may add comments to it or just click on one big green button that reads "Validate". At that moment the timesheet receives Validated status, validation date and time are stored and the timesheet is locked for further modification.

The consultant is notified by email and may proceed to invoice creation.

This way, the whole process from timesheet completion to its validation may only take a couple of minutes. And it sure does no more depend on the presence of a working printer / scanner duo at client's office.

"But of course! That's what is needed! I told you!"

And finally, some closing notes.

First of all, the service is designed with a mobile-first approach. Timesheet creation and (especially) validation may be comfortably performed from a desktop as well as from a smartphone. The client does not need to have a spare printer or scanner to validate your timesheets.

Second. The service is completely free. For consultants creating timesheets as for clients validating these timesheets. Our goal is to promote the new service by giving the access and helping as many people as possible.

And finally, the service is a work in progress. It will continue to evolve, new features are already in development so stay tuned, you will be amazed!

Well, it was a somewhat big read and we are glad to if you made it till here. Have a nice day and don't hesitate to go try and create your first timesheet!

-- The development team behind www.timesheet-validation.com
#Business   #Productivity   #TimeManagement   #Freelance   #Timesheet #Invoicing  

Post has attachment
Le service de validation des feuilles de temps est désormais disponible à l'adresse www.timesheet-validation.com

Nous sommes heureux d'annoncer aujourd'hui la disponibilité immédiate du service de validation des feuilles de temps en ligne. Ce service est destiné aux consultants qui doivent faire approuver leurs feuilles de présence par le client avant d'émettre une facture.

Désormais, chaque consultant peut créer sur le site www.timesheet-validation.com sa feuille de temps, saisir ses jours travaillés (complets ou partiels) et envoyer au client la demande de validation par e-mail.

Un lien dans le message redirige le client vers la page du site où il peut consulter les détails de la feuille, ajouter des commentaires et, s'il n'a pas d'observations spécifiques, valider la feuille de temps.

Le consultant reçoit une notification par e-mail et peut procéder à l’édition de la facture.

Tout le processus, du remplissage de la feuille de temps jusqu'à sa validation, peut ne prendre que deux minutes.

A comparer au processus habituel, où le consultant envoie la feuille de temps remplie au client par e-mail en format PDF et où le client doit l'imprimer, la signer, la scanner et à son tour la renvoyer au consultant.

Et pour finir, quelques précisions :

D'abord, le service est conçu au format « mobile first ». La création de la feuille de temps comme la validation peuvent s'effectuer à partir d’un ordinateur de bureau aussi bien que d'un smartphone connecté. Le client n'a pas besoin d'imprimante ni de scanner pour valider la feuille de temps. Il peut le faire n'importe où, n'importe quand.

Puis, l'utilisation du service est complètement gratuite, pour le consultant créant des feuilles de temps comme pour le client validateur. Notre but étant de populariser le nouveau service au maximum et d'aider le plus de personnes possible.

Par la suite, le service va continuer à se développer. De nouvelles fonctionnalités sont déjà prévues, suivez-nous pour ne pas manquer une annonce !

Enfin, nous remercions ceux qui sont arrivés jusque là, bonne journée à tous et bienvenue à ceux qui sont intéressés.

-- L'équipe des développeurs de www.timesheet-validation.com
#Productivity #TimeManagement #Freelance #Timesheet
Wait while more posts are being loaded