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bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement
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Schnittstelle zu MS Dynamics NAV

Eine komfortable Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV kommt von der HTE IT-Services GmbH aus Mainz. Diese geht weit über das hinaus, was bereits im bitfarm-Archiv Standard enthalten ist und ermöglicht bidirektionale Kommunikation zwischen Navision und bitfarm-Archiv DMS Enterprise. Auch der Workflowstatus von Dokumenten wird in der Navision ersichtlich, ebenso wie eingehende Dokumente ebenfalls mitsamt Metadaten im ERP verfügbar gemacht werden.

Weitere Informationen und Beispielworkflow: https://www.bitfarm-archiv.de/news/Navision-Content-Archivierung.html
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DMS Projekte

Projektbericht: bitfarm-Archiv im Einsatz beim Bauunternehmen OTTO QUAST.
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bitfarm-Archiv DMS V3.6

Erste Screenshots der neuen Version 3.6: Der weitestgehend aus 3.5 bekannte Oberflächenaufbau erhält nun links unten weitere, integrierte Ansichten und Programmteile.

In den Viewer hält das neu entwickelte "search-object" Einzug, welches eine einheitliche und schnelle Suche auf allen Endgeräten und Plattformen, sowie die im Folgenden anbindbaren, unterschiedlichen Datenbanksysteme ermöglicht. Für den Anwender gibt es eine omnipräsente Sucheingabe, wie z.B. von Suchmaschinen bekannt.

Die früheren Programmteile Importer und Manuscan sind nun in die Oberfläche als "Importer" integriert. Anwender dürfen sich über ein einfaches Handling von mehrseitigen (Scan-) Dokumenten freuen. Seiten kopieren, in anderen Stapeln einfügen, löschen, verschieben etc. sind mit intuitiven Aktionen möglich.
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Neue GoBD gilt seit Januar 2015

Das Bundesministerium für Finanzen räumt mit dem neuen Dokument mit einigen Irritationen rund um die digitale Archivierung auf. 

Wie schon 2005 in einer Stellungnahme zu lesen werden Zertifikate gleich welcher Form nicht anerkannt. Auch stellt das BMF selbst keine Zertifikate aus. Eine einmal erfolgte Prüfung ohne Beanstandung gilt nicht als Persilschein für zukünftige Prüfungen. 
Die Wichtigkeit der Verfahrensdokumentation wurde noch einmal hervorgehoben. Mit praktischen Beispielen geht das BMF auch dezidiert auf deren notwendigen Inhalt ein.

Eine Vereinfachung gibt es für die Praxis der E-Mail Archivierung. Eine vollständige Archivierung aller E-Mails ist laut GoBD nicht erforderlich. Es ist ausreichend, die relevanten Dokumente zu archivieren. Nicht relevante Kopfdaten oder Mailbodys, welche lediglich dem Transport des eigentlich relevanten Dokuments dienten, dürfen gelöscht werden.

Auch hat man sich etwas von der zuvor stringenten Formattreue entfernt. Es ist demnach möglich, Dokumente auch in andere Formate umzuwandeln, solange keine relevanten Informationen dabei verloren gehen. Was relevante Informationen sind, wurde mit einigen Beispielen ebenfalls dokumentiert.

Insgesamt ist die neue GoBD zu begrüßen, schafft sie doch mehr Rechtssicherheit rund um das Thema digitale Archivierung und Dokumentenmanagement.
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Neue Exportfunktion bei ersten Kunden im Betatest

Eine neue Exportfunktion verbessert die Performance bei größeren Datenmengen. Geht es darum, Archivstrukturen als so genannte „selbsttragende Archive“ für die Verwendung auf externen Datenträgern und Computern ohne Verbindung zur Live-Datenbank zu erstellen, so ist dies jetzt auch bei sehr großen Datenstrukturen möglich. Durch die Umstellung in der Entwicklung von SQLite auf MySQL wird bei Export die Zeit für Datenbankkonvertierungen vernachlässigbar, so dass als einziges zeitlich skalierendes Kriterium nur das eigentliche Kopieren der Dokumentdateien berücksichtigt werden muss. Dies ist als Grundfunktion des jeweiligen Betriebssystems dann lediglich abhängig von der Netzwerk- und Speichermedienperformance.

Die neue Exportfunktion bringt auch eine eigene Benutzer- und Rechteverwaltung für die Exportarchive mit. Auch können Exporte wieder in andere Live-Systeme eingepflegt werden, was zum Beispiel bei einer Unternehmensaufteilung, bei denen Dokumente eines bestehenden DMS teilweise auf ein anderes bitfarm-Archiv Enterprise-DMS übertragen werden müssen, nützlich ist.

Bei entsprechendem Bedarf können Enterprise-Kunden bereits jetzt eine Beta-Version anfordern. Allen Kunden und Partnern steht die neue Funktion dann mit dem nächsten Update automatisch zur Verfügung.
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Praktische Hilfe für die tägliche Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem: Übersicht über die wichtigsten Tastaturbefehle des Viewers (Enterprise-Version, teilw. auch in der GPL-Version verfügbar)
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Administrator V3.6

Die Administration wird künftig bei entsprechend berechtigten Personen direkt als Bestandteil des Viewers angezeigt. Durch Multiselect und globale Felddefinition werden auch große Strukturen einfacher verwaltbar. AD-Synchronisation und ein erweitertes Rollenmodell sind weitere Highlights des integrierten Administrators V3.6
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Schnittstelle zu SAP Business One verfügbar

Die Inceptum Business Solutions GmbH aus Iserlohn bietet jetzt eine Schnittstelle für die ERP-Lösung SAP Business One nach bitfarm-Archiv DMS Enterprise an. Zusätzlich zur automatischen Belegarchivierung integrieren sich auch andere archivierte Dokumente in die SAP Oberfläche. Inceptum setzt somit das Konzept ERP als führendes System konsequent um. Weitere Information und Kontakt zur Inceptum Business Solutions GmbH finden Sie im Infoflyer unter https://www.bitfarm-archiv.de/downloads/infos/Schnittstelle-bitfarm-Archiv-DMS--SAP-Business-One.pdf
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Syntax-Highlighting für bitfarm wfd-Datei

In der .wfd Datei werden bei bitfarm-Archiv DMS in der GPL-Version Dokumenten-Automatisierungen definiert. Auch die Enterprise-Versionen 3.5.x verwenden diese Technik; hier kommen sogar noch Workflow-Definitionen hinzu. Die wfd-Datei kann schnell eine gewisse Größe erreichen. Wichtig ist, von Anfang an mit einer guten Strukturierung und ausreichend Kommentaren zu arbeiten, um den Überblick nicht zu verlieren und die Datei „wartbar“ zu halten.

Für den kostenfreien Open-Source Editor Notepad++ steht nun eine Syntax Hervorhebung (Highlighting) für die bitfarm WFD-Datei zur Verfügung. Durch farbige Hervorhebung werden logische Blocks übersichtlicher. Außerdem werden Tippfehler besser vermieden. Die mögliche Codefaltung (Ein- und Aufklappen von Sections) vereinfacht das Navigieren in großen WFD-Dateien.

Installation: Laden Sie die Datei herunter: http://www.bitfarm-archiv.de/downloads/bitfarm_WFD.zip
Entpacken Sie bitfarm_WFD.xml. Öffnen Sie Notepad++ und Klicken Sie „Sprachen“ – „Eigene Sprache definieren“ – „importieren“ und wählen Sie die bitfarm_WFD.xml.
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bitfarm-Archiv DMS 3.5.4 Servicepack 1

Ab sofort steht Servicepack 1 für die Enterprise Edition Version 3.5.4 zur Verfügung. Neben der Sammlung an Bugfixes konnte auch die OCR-Engine beschleunigt werden. Außerdem steht die neue Export-Funktion nun allen Kunden zur Verfügung. 
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Kostenloses Open-Source-DMS mit Detailverbesserungen in Version 3.4.5

Mit Version 3.4.5 wurde die GPL-Version für Windows 8.1 und Server 2012 R2 adaptiert. Außerdem gibt es viele Detailverbesserungen an der Open-Source-Software.

Lesen Sie mehr auf http://www.bitfarm-archiv.de/news/open-source-dms-version-3.4.5.html
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Empfehlungen zum Thema Backup & Restore des bitfarm-Archiv Dokumentenmanagementsystems mit Hilfe von MySQL Binärlogs zusammengefasst in einem technischen Reader: http://www.bitfarm-archiv.de/downloads/infos/bitfarm-Archiv--Backup-Restore.pdf
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Open Source DMS & ECM Software
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bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement ist ein lizenzkostenfreies Open Source Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management für den Unternehmenseinsatz.
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