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bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement
Open Source DMS & ECM Software
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Wussten Sie schon… Vertragsmanagement mit bitfarm-Archiv DMS

Verträge ohne definiertes Vertragsende stellen die laufenden Kosten von Unternehmen dar. Hier den Überblick zu behalten und nicht mehr benötigte Leistungen rechtzeitig zu kündigen ist daher eine wirtschaftliche Notwendigkeit.

Mit dem Vertragsmanagement von bitfarm-Archiv DMS gelingt dies mühelos. Einmal erfasste Vertragsdaten sorgen dafür, dass die entsprechenden Dokumente turnusgemäß und mit ausreichendem Vorlauf dem dafür zuständigen Entscheider vorgelegt werden. Kostenreports über unterschiedliche Vertragsarten schaffen Transparenz. Forecasting-Funktionen ermöglichen Liquiditätsplanungen über beliebige zukünftige Zeiträume. Erfahren Sie mehr:

https://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/dms-tipps/vertragsmanagement.html

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bitfarm-Archiv mobile App – Client für Android, iOS und Browser

Nach dreijähriger Entwicklungsphase und abgeschlossenem Betaprogramm freuen wir uns, die bitfarm-Archiv mobile App vorstellen zu können. Damit steht der bitfarm-Client nun auch für iOS und Android auf Tablets und Smartphones, sowie für gängige Browser zur Verfügung. Die App ist für schmalbandige Verbindungen optimiert und bietet daher jederzeit und überall einen schnellen mobilen Zugriff auf Ihr bitfarm DMS.

Sie haben bereits Erfahrung mit dem Windows-Client? Dann werden Sie in der mobilen Version auf bekannte Elemente stoßen. Die bewährten Suchfunktionen sind vollständig integriert. Die Archivnavigation erfolgt in gewohnter Baumansicht. Außerdem lassen sich Status und Zusatzfelder sowohl anzeigen als auch bearbeiten. Sie können auf öffentliche und private Annotationen, Metadaten und die Historie des jeweiligen Dokuments zugreifen. Die Dokumentenansicht unterstützt natürlich die für mobile Geräte mit Touchscreen üblichen Zoom- und Wischgesten.

Um an Arbeits- und Workflowprozessen auch von unterwegs aus teilnehmen zu können, stehen die Wiedervorlagefunktion und Lesezeichen zur Verfügung. Wiedervorlagen lassen sich weiterleiten, abbrechen oder erledigen. Mit der Benachrichtigung bei Vorlage neuer Aufgaben bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand. Zudem lassen sich Abwesenheiten, die eine Vertretung erfordern neu eintragen, löschen oder ändern. Der mobile Client ermöglicht damit eine deutliche Flexibilisierung.

bitfarm-Archiv mobile ist ab sofort kostenlos im Apple App Store und im Google Playstore erhältlich. Die Nutzung setzt einen bitfarm-Archiv Enterprise Server ab Version 3.6, einen installierten App-Server, sowie einen VPN-Zugang für die mobile Nutzung voraus. Außerdem benötigen Sie ein gültiges SSL-Zertifikat für die Verbindungssicherheit. Technische Unterstützung erhalten Enterpri-se-Kunden wie gewohnt über den Softwaresupport.
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Wussten Sie schon...?

Delegierbare Administration mit bitfarm-Archiv Version 3.6

Der Aufbau und die stetige Pflege komplexer DMS-Strukturen sind je nach Größe eines Unternehmens zeit- und personalaufwendig. Vor allem bei Mittelständlern mit einigen hundert Benutzern und Dutzenden von Fachabteilungen kann dies für eine zentrale Administration belastend sein.

bitfarm-Archiv DMS hat daher mit Version 3.6 die delegierbare Administration eingeführt. Erstmals ist dies auch für Teilbereiche möglich. Die zentrale Administration kann so beispielsweise Abteilungsleitern die Berechtigung erteilen, ihren Zuständigkeitsbereich selbstständig zu konfigurieren, um damit Strukturen wie Lagerorte, Archive, Attributfelder und Zugriffsmöglichkeiten den Erfordernissen ihres Bereichs optimal anzupassen.

Eine weitere Neuerung besteht in der Einführung von Administrationsprotokollen (Adminlogs), die die bereits bewährten Protokolle der Dokumentenverwendung sinnvoll ergänzen. Durch die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Administratorhandlungen, erfüllt bitfarm-Archiv DMS höchste Standards moderner IT-Systeme für den Mittelstand.
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Conducting liefert bidirektionale Schnittstelle zu Varial / Infor

Für die Programmteile Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Personalwirtschaft bietet Conducting nun eine bidirektionale Schnittstelle zur bitfarm-Archiv Enterprise Edition an. Bidirektional bedeutet, dass Dokumente nicht nur automatisch im DMS abgelegt und verschlagwortet werden, sondern auch über die Oberfläche von Varial direkt aufgerufen werden können. Dabei sendet Varial einen Aufruf an bitfarm-Archiv DMS, welches daraufhin das Dokument und alle sonstigen relevanten Informationen wie Notitzen, Historie oder zugehörige Akten / Vorgänge anzeigt.

Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie in diesem Infoflyer: https://www.bitfarm-archiv.de/downloads/infos/bitfarm-Archiv-Varial-Schnittstelle.pdf
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Beta-Migrationen auf Version 3.6 laufen erfolgreich

Mit Version 3.6 hat ein neues Datenmodell Einzug in den Unterbau von bitfarm-Archiv erhalten. Es ermöglicht neue Funktionen und eine einfachere Verwaltung der Datenstrukturen. Für die Übertragung bestehender Archivstrukturen und Metadaten hat die bitfarm GmbH ein Migrationstool entwickelt, welches nach internen Test sich nun in ersten Kundeninstallationen bewähren musste. Die gemessenen Zeiten für die Datenübertragung von Datenbank zu Datenbank lagen bei den zur Verfügung stehenden Testservern im Mittel bei 25.000 Dokumente pro Stunde. Damit bei größeren Dokumentenmengen im Verlauf der Migration die bisherige DMS-Installation vollständig produktiv bleiben kann, wurde das Migrationstool zusätzlich mit einem differenziellen Modus ausgestattet, um nach Abschluss der Hauptmigration eine, oder möglicherweise sogar mehrere Nachmigrationen durchführen zu können. Dies reduziert die Nichtverfügbarkeit des DMS während des Update-Prozesses auf ein Minimum.
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Schnittstelle zu MS Dynamics NAV

Eine komfortable Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV kommt von der HTE IT-Services GmbH aus Mainz. Diese geht weit über das hinaus, was bereits im bitfarm-Archiv Standard enthalten ist und ermöglicht bidirektionale Kommunikation zwischen Navision und bitfarm-Archiv DMS Enterprise. Auch der Workflowstatus von Dokumenten wird in der Navision ersichtlich, ebenso wie eingehende Dokumente ebenfalls mitsamt Metadaten im ERP verfügbar gemacht werden.

Weitere Informationen und Beispielworkflow: https://www.bitfarm-archiv.de/news/Navision-Content-Archivierung.html
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Administrator V3.6

Die Administration wird künftig bei entsprechend berechtigten Personen direkt als Bestandteil des Viewers angezeigt. Durch Multiselect und globale Felddefinition werden auch große Strukturen einfacher verwaltbar. AD-Synchronisation und ein erweitertes Rollenmodell sind weitere Highlights des integrierten Administrators V3.6
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2016-08-24
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Schnittstelle zu SAP Business One verfügbar

Die Inceptum Business Solutions GmbH aus Iserlohn bietet jetzt eine Schnittstelle für die ERP-Lösung SAP Business One nach bitfarm-Archiv DMS Enterprise an. Zusätzlich zur automatischen Belegarchivierung integrieren sich auch andere archivierte Dokumente in die SAP Oberfläche. Inceptum setzt somit das Konzept ERP als führendes System konsequent um. Weitere Information und Kontakt zur Inceptum Business Solutions GmbH finden Sie im Infoflyer unter https://www.bitfarm-archiv.de/downloads/infos/Schnittstelle-bitfarm-Archiv-DMS--SAP-Business-One.pdf
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DMS Projekte

Projektbericht: bitfarm-Archiv im Einsatz beim Bauunternehmen OTTO QUAST.
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bitfarm-Archiv DMS V3.6

Erste Screenshots der neuen Version 3.6: Der weitestgehend aus 3.5 bekannte Oberflächenaufbau erhält nun links unten weitere, integrierte Ansichten und Programmteile.

In den Viewer hält das neu entwickelte "search-object" Einzug, welches eine einheitliche und schnelle Suche auf allen Endgeräten und Plattformen, sowie die im Folgenden anbindbaren, unterschiedlichen Datenbanksysteme ermöglicht. Für den Anwender gibt es eine omnipräsente Sucheingabe, wie z.B. von Suchmaschinen bekannt.

Die früheren Programmteile Importer und Manuscan sind nun in die Oberfläche als "Importer" integriert. Anwender dürfen sich über ein einfaches Handling von mehrseitigen (Scan-) Dokumenten freuen. Seiten kopieren, in anderen Stapeln einfügen, löschen, verschieben etc. sind mit intuitiven Aktionen möglich.
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2015-08-27
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