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Suche Mitstreiter, die Lust haben auf Basis von z. B. SCRUM einen Projektmanagement-Framework für Bürgerschaftliches Engagement (BE) zu entwickeln.

Hintergrund: ich bin selbst seit 10/2008 im Bereich BE-Förderung beruflich aktiv und stelle immer wieder fest, dass das klassische Projektmanagement den spezifischen Bedürfnissen im BE, nicht gerecht wird. Eine Lösung könnte ein Ansatz sein, der auf „agilen“ Methoden ansetzt. Leider habe ich bis dato nichts gefunden, dass sich in diesem Bereich auf BE bezieht. Daher die Überlegung einen solchen Ansatz selbst zu entwickeln. Bei Interesse einfach bei mir melden, würde mich über einen entsprechenden fachlichen Austausch sehr freuen. Danke!
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Marcel Belledin's profile photoEberhard Huber's profile photoMarcus Raitner's profile photoSteffen Peschel's profile photo
41 comments
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Danke für den Hinweis - schauen wir mal. Hoffe da auch ein wenig auf +Marcus Raitner und #OpenPM ;-) Wenn nicht, mir war es ein Versuch wert ...
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Keine Ahnung ob ich das SCRUM Prinzip verstanden habe, aber redmine.org hat einige Ansätze die ähnlich sind. Ehrlich gesagt arbeite ich auch gerade an der Erstellung einer BE Seite, die diese Funktionen besitzt.
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Die Initiative unterstütze ich sehr gerne und +Stefan Hagen bestimmt auch. #openPM würde sich als Plattform zur Diskussion und Erarbeitung bestimmt anbieten und ich würde mich darüber freuen. Ich selbst bin nicht der Scrum-Experte, kann also inhaltlich nicht so viel dazu beitragen, aber vielleicht kann uns +Rainer Eschen da helfen?
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+Marcus Raitner Scrum-Experte bin ich auch (noch) keiner. Aber ich sehe da das Potential auf Basis von agilen Ansätzen den spezifischen Bedürfnissen im Bürgerschaftlichen Engagement gerecht zu werden. Vielen Dank für die Hilfe/das Angebot.
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Scrum (bzw. agile Ansätze im allgemeinen) passen aufgrund des Aspekts der Selbstorganisation vermutlich wirklich sehr gut. Mir gefällt die Idee jedenfalls.
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+Marcel Belledin Das ist ein Tool? Ich dachte eher daran, erstmal überhaupt einen "Ansatz" zu entwickeln. Ich bin aber schon neuigierg auf die Seite ;-)
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Übrigens dickes Lob an alle: bin positiv überrascht, dass die Idee soviel Anklang findet!
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Also auf den ersten Blick kann ich auf redmine.org nichts entdecken das auf SCRUM hindeutet (kein Backlog, kein Burndownchart, etc.). Scheint ein weiteres webbasiertes, klassisches PM-Tool (mit Gantt-Chart) zu sein.
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Vielleicht sollte man wirklich erst bereden, wie die spezifischen Bedürfnissen beim BE aussehen (Habe gerade gesehen, wie umfangreich SCRUM Tools sind)... ;)
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Hallo Thomas,
was für Projekte macht denn BE?
Und was verstehst Du unter Framework?
Geht es darum Bürger in eine Gemeindearbeit einzugliedern?
Soll engagierten Bürgern geholfen werden, sich zu organisieren?
Sollen mehrere Projekte von engagierten Bürgern irgendjemandem (wem?) transparent gemacht werden?

Bevor ich ein Toll oder eine Methode auswähle/ empfehle, sollte doch einiges mehr bekannt sein oder?

Gruß
Gebhard
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+Gebhard Borck Gleich vorweg - mein Post hat nichts mit einem konkreten Projekt in meiner Tätigkeit für die Stadt Bad Wimpfen zu tun. Es ist einfach inspiriert davon, dass ich persönlich für Projektmanagement und bürgerschaftliches Engagement (BE) "brenne". Mein Engagement in diesem Thema ist privat getrieben, wenn man so will auch eine Form von BE. Wobei - ich gebe es zu - ich beruflich davon natürlich profitieren würde ;-)

Mir geht es nicht um spezifische Tools, sondern um eine Handreichung oder eine methodische Hilfestellung zu entwickeln, die Projektmanagement-Knowhow und die Bedürfnisse aller Beteiligten in einem BE-Prozess unter einen Hut bringt: sprich welcher bekannte methodische Ansatz ist geeignet; wie müsste er modifiziert werden, dass er übertragbar ist; was ist ist überhaupt übertragbar usw.
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+Marcel Belledin Großes Thema. Ein Punkt, der mir zum Beispiel aufgefallen ist - zumindest wenn Hauptamtliche im Boot sind - das "Projektteam" will von diesen nicht "fremdbestimmt" werden. Die Selbstorganisation des Teams ist unheimlich wichtig. Dabei auch ergebnisoffen zu arbeiten spielt eine Rolle. Die Freiwilligensurveys der letzten Jahre geben einen ganz guten Einblick, wie sich die Motive verändert haben. Ein "Vorturner" der sagt wo es lang geht und wie es funktioniert, hierarchische Strukturen oder strikte Vorgaben der Ablaufstruktur schrecken da eher ab.
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Geht es dann nicht eher darum Gemeinschaften mit ähnlichen Idealen und Motiven zu finden und zu bilden anstatt bereits über so etwas wie Projektmanagement nachzudenken?
Dazu hätte ich was ...
Das habe ich auf der IncrediblEurope letzten Jahr kennen gelernt. Ist von einem Briten - John Grifith - und es geht darum, wie man eine engagierte Gruppe bildet.
Wäre das etwas?
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+Gebhard Borck Das ist zwar auch ein riesiges Thema, das mich nicht minder interessiert, da bin ich offen Ohr (und sage schon mal Danke). Aber mir ging es eher darum, wie kann sich eine solche Gruppe am besten organisieren, damit das "Projekt" läuft. Die 1. Lektion die ich in bei BE-Projekten gelernt habe, war Finger weg vom Projektmanagementtermini (hat eher Ablehnung zur Folge) - die 2. Lektion 1 zu 1 übertragen funktioniert nicht wirklich, weil in diesen Projekten die Motivationsschwerpunkte und Bedürfnisse der Mistreiter andere sind als in Projekten der Geschäftswelt. Letzteres schlägt auf die Organisation des Projektes durch.
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Ich verstehe das Ansinnen von +Thomas Michl gut: einer engagierten Gruppe Projektmanagement Handwerkszeug an die Hand zu geben um effektiv arbeiten zu können. Es geht also darum was im konkreten Projekt sinnvolle Hilfsmittel und Vorgehensweisen sein könnten. Genau #openPM also in der Dimension gemeinnützige Projekte. Ich würde vorschlagen anhand ein paar Use-Cases konkreter zu überlegen wie und wobei ein BE Projekt von dem Handwerkskasten profitieren soll. Beispielsweise beim Stakeholdermanagement oder bei der Organisation und dem verfolgen von Aufgaben via Kanban-Board, etc.
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Noch was: Umgekehrt können natürlich nicht-ehrenamtliche Projekte ungemein von der ehrenamtlichen Sichtweise profitieren. Wenn Geld als Mittel der Motivation und Sinnersatz wegfällt, muss anders geführt werden, muss sinnvoll geführt werden. Und das wäre auch in kommerziellen Kontext die effektivere Wahl (aber da kann +Gebhard Borck sicher viel mehr dazu erzählen). Ich denke: Wenn auf #openPM ehrenamtliches mit kommerziellem vermischen würde, könnten beide Seiten voneinander profitieren.
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+Marcus Raitner Ich bin voll bei Dir, wenn es eine Gruppe gibt, die etwas erreichen möchte, machen entsprechende Projektmanagement Werkzeuge/ Methodiken sicherlich ihren Sinn.
Doch wie kommt diese Gruppe von einem oder zwei engagierten Bürgern ausgehend zustande, die in ihrer Größe, Anzahl von Stakeholdern und Komplexität des Vorhabens ein Projektmanagement verlangt.
Wäre das nicht der erste Schritt?

Dem "Noch was" Kommentar habe ich nichts hinzuzufügen - außer jemand erwartet bereits jetzt, dass ich ins Erzählen komme ;). Vielen Dank für die Blumen +Marcus Raitner
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Der erste Schritt ist definitiv der Aufbau und das Formen einer engagierten Gruppe. Nicht nur im Ehrenamtlichen!
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+Marcus Raitner Im ehrenamtlichen birgt er allerdings sowohl den Charme wie auch die Herausforderung, dass es keinen "Order di Mufti" geben kann - wie im Unternehmen - der die Aufmerksamkeit von diesem ersten Schritt ablenkt.

Im beruflichen kenne ich es so, dass sich eine Gruppe intelligenter Menschen (Führung + irgendwie geartete Berater) Gedanken über die Zusammensetzung des Projektteams machen. Dann werden die Protagonisten zwar gefragt - um den Schein von Freiwilligkeit zu erhalten - in den allermeisten Fällen ist es allerdings so, dass sich die Mitarbeiter entweder von vorne herein vor ihrem Engagement nicht drücken können oder aufgrund von "wichtigen Linienaufgaben" eben doch. In beiden Fällen entscheidet schlussendlich diejenige Person, die die Macht des Brötchen gebens gerade ausüben darf oder?

Damit hat der erste Schritt - die Gruppe zusammen zu bringen - eine ganz besondere Bedeutung. Die Besonderheit des BE mit seiner weitgehenden Freiwilligkeit ist dabei von keiner der mir bekannten PM-Methodiken abgedeckt.
Allerdings lasse ich mich hier gerne eines besseren belehren ;)!
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+Gebhard Borck Du zeichnest das Bild sehr schwarz-weiß, aber im Prinzip hast Du recht: das Formen eines Teams über einen gemeinsamen Sinn kommt meist zu kurz bzw. wird ersetzt durch die "Order di Mufti". Fragen der Teamentstehung finden sich allerdings in vielen PM-Methodiken. Denn selbst wenn das Team nicht ganz freiwillig zusammen gekommen ist, muss ich als PM dann das beste daraus machen. Du hast recht, dass in vielen Fällen diese Aufgabe nicht wirklich wahrgenommen wird, sondern aus Zeitdruck oder Unerfahrenheit einfach losgelegt wird.

Wenn ich die Teamentstehung als PM allerdings ernst nehme, dann kann und muss ich die Menschen so behandeln und führen als wären sie Ehrenamtliche. Im Projekt habe ich in den allermeisten Fällen ja keine disziplinarische Gewalt.
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+Marcel Belledin +Gebhard Borck Genau auf diese Dimension wollte ich raus - Projektmanagement im BE-Bereich bedeutet viel stärker auf Bedürfnisse der Beteiligen einzugehen (Anerkennung, Motive wie Selbstverwirklichung usw. usf.). Hierarische Rollenbeziehungen sind meist kontraproduktiv - aber in solch einem Projekt lässt sich unheimlich viel herausziehen zum Thema Führung.
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+Marcus Raitner Es wäre so schön, wenn es mehr wie Dich gäbe und noch schöner, wenn wir uns alle daran halten dürften, was Du sagst!
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+Gebhard Borck Danke! Manchmal neige ich zu unkontrolliertem Idealismus. Aber wenn es mein Projekt ist, dann darf ich mich schon daran halten, das ist dann eben mein Führungsstil und wer das nicht mag bzw. zu dem das nicht passt, kann ja jemand anders beauftragen.
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Ich finde die Idee der nicht hierarchische Aufgabenverteilung sehr verlockend, weiß aber nicht inwieweit es da schon Modelle und Tools gibt... Hier etwas in die Richtung: (wird bei den Piraten genutzt) Wozu eigentlich Liquidizer?
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Natürlich gibt es hierzu, gerade in der agilen Softwareentwicklung Modelle und Tools: Selbstorganisation ist dort ein ganz großes Thema. In Scrum gibt es beispielsweise ein Backlog von umzusetzenden Funktionen und das Team entscheidet selbst zusammen mit dem Produktowner was und wieviel davon in der nächsten Iteration (=Sprint) umgesetzt wird und ist dann dafür verantwortlich das umzusetzen. Innerhalb des Teams gibt es keine Hierarchie und keinen Projektmanager nur einen Scrummaster, der im Wesentlichen aber dem Team dient und z.B. Hindernisse aus dem Weg schafft oder Meetings moderiert.
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Um zu Kernthema BE und Projektmanagement zurück zu kommen zitiere ich jetzt frech +Marcus Raitner: "Innerhalb des Teams gibt es keine Hierarchie und keinen Projektmanager nur einen Scrummaster, der im Wesentlichen aber dem Team dient und z.B. Hindernisse aus dem Weg schafft oder Meetings moderiert." - Genau hierin sehe ich die Rolle von hauptamtlichen Kräften in BE-Projekten ... das ist auch einer der Gründe warum ich SCRUM ins Spiel gebracht habe.
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Ich mische mich jetzt mal ganz spät in die Diskussion ein - sorry habe gerade einfach zu viel um die Ohren. Zu allem Überfluss streue ich auch noch Bedenken. Bevor wir im öffentlichen / BE Bereich von selbstorganisierten Teams reden müsste ganz viel Grips in die Aufgaben- und Projektdefinition gesteckt werden. Jedes selbstorganisiertes Team benötigt eine Vision, die sich aus der Aufgabenstellung ergibt. Gerade daran scheitert es in öffentlich / BE Konstellationen doch ständig. Um in der Scrum Terminologie zu bleiben ... erst müsste ein Product Owner bestimmt werden, der die Vision verkörpern kann. Wenn diese Rolle dann noch von Ehrenamtlichen besetzt werden könnte wäre ein großer Schritt getan. Danach kommen Team und Scrum-Master.
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+Eberhard Huber Guter Punkt. Obwohl ich grundsätzlich das Ansinnen von +Thomas Michl sehr gut verstehe, finde ich das noch zu abstrakt. Wir sollten mal genauer definieren wobei ein Vorgehensmodell bzw. ein Werkzeugkoffer für BE genau helfen soll. Wie gesagt würde ich als nächsten Schritt empfehlen ein paar konkrete Szenarien oder Use-Cases zu definieren.
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+Marcus Raitner gar keine Frage, das mit den Use Cases ist eine sehr gute Idee. Ich habe aus meinem Erfahrungsschatz schon einige (schmerzliche) Use Cases im Hinterkopf die mich zu meiner Aussage gebracht haben ;-)
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Vielleicht hilft ein kleines Beispiel aus der Praxis (Projekt "Stadt der 1.000 Stühle" wurde erfolgreich im Mai 2011 abgeschlossen und geht in diesem Jahr in die 2. Runde): ein Bürger kommt auf die Verwaltung mit einer hervorragende Idee im Kulturbereich zu. Die Vision steht. Dieser Bürger bittet ihn bei der Umsetzung der Idee zu unterstützen. Die Verwaltung sagt zu. Vereinbart wird das der Ideenstifter seine Vision in einem Runden Tisch vorstellt, der Ideenstifter mit Untersütztung eines Hauptamtlichen (Logistik, Räume, Moderation u. ä.) das Projekt in die Tat umsetzt. Im Rahmen des Runden Tischs erklären sich spontan sechs weitere Personen bereit, im Projekt mitzuwirken (ehrenamtlich).

Weiteres Beispiel aus der Praxis - diesesmal ein "Großprojekt" (Stauferfest 2010 in Bad Wimpfen): zwei Vereine, eine handvolle Einzelpersonen und die Stadtverwaltung kommen gemeinsam auf die Idee zu einem Jubiläum eines historischen Ereignisses ein historisches Stadtfest zu organisieren (damals mit ca. 400 ehrenamtlich Beteiligten). Ausgangspunkt auch hier: eine gemeinsame "Vision". Die "Projektkoordination" erfolgt duch einen Amtsleiter - das Team besteht aus einer Mischung von Hauptamtlichen (Finanzen, Marketing) und Ehrenamtlichen (Programm, VIP-Betreuung, Schaustellerbetreuung usw.).

Im ersten Fall war die Vorgehensweise der agilen Methode sehr ähnlich. Im zweiten Fall hat der Versuch - mit wenigen Ausnahmen - PM-Methoden eins zu eins zu übertragen, eher für "Verwirrung" gesorgt. Aus diesen Erfahrugnen heraus (und der Tatsache, dass ich eine hohe Affinitiät zum Thema Projektmanagement habe) ist in Folge der Gedanke entstanden, Hilftestellungen zu geben, welche PM-Methoden und in welchem Umfang sinnvoll übertragen werden können. Vielleicht ist das ein wenig hilfreicher für die Diskussion.
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+Eberhard Huber Vielen Dank für den Hinweis zum Thema "Vision". Das kann ich aus den gemachten praktischen Erfahrungen voll bestätigen.
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Ich habe die Diskussion bis hier interessiert verfolgt und mein erster Gedanke hat sich bestätigt. Er war: Ist es sinnvoll, ein so weites Feld wie BE mit all seinen unterschiedlichen Anforderungen und Schwerpunkten unter einen gemeinsamen Projektmanagement-Framework-Schirm zu packen oder zäumt man damit nicht das Pferd vom Schwanz her auf? Ich bin unsicher.
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Sorry, daß ich mich ebenfalls sehr spät einschalte. Muß gerade eine Scrum Einführung vorbereiten bei sehr engem Zeitfenster.

Grundsätzlich ist Scrum unabhängig vom Anwendungskontext einsetzbar. Da selbstbestimmtes, hierarchiefreies Handeln der Beteiligten ein Ziel ist, sind agile Methoden sowieso erste Wahl. Auch wenn Scrum als Framework schnell erlernt ist, sind die sozialen Implikationen nicht ohne.

Soweit ich die beiden genannten Beispiele verstanden habe, ist nicht damit zu rechnen, daß hierarchisch denkene Behördenmitarbeiter (Command-and-Control) in eine Scrum-Umgebung passen werden. Es kommt also auf den Mindset der Beteiligten an, ob Scrum funktioniert. Das kann man allerdings durch Coaching hinbekommen. Dauert aber etwas. Personen, die der Selbstorganisation und der damit einhergehenden Verantwortung positiv gegenüberstehen, sind sehr einfach auf den Scrum-Level anzuheben.

Prinzipiell wäre es mal interessant zu definieren, wie solche BE-Leute gestrickt sein müßten, damit Scrum funktioniert. Das könnte dann als Entscheidungsgrundlage helfen. Evtl. wäre noch zu betrachten, wo sich solche Leute bei der Einarbeitung in Scrum etwas schwer tun. Da könnte man noch ein paar Tips und Tricks zusammenstellen. Der Rest ist sowieso üben, üben, üben.

Hier vielleicht noch einige Infos, was Scrum überhaupt ist (für's Selbststudium):

http://blog.rainwebs.net/scrum/
http://blog.rainwebs.net/2010/10/10/important-scrum-videos/
http://blog.rainwebs.net/2011/03/28/important-scrum-slides/
http://blog.rainwebs.net/2010/11/03/agile-leadership/
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Vielen Dank für die Beispiele, die helfen viel weiter. Ganz offensichtlich ist schon eine gute Projektkultur-Basis vorhanden. Ich denke die Idee eines methodischen Baukastens der mit verschiedenen (agilen) Elementen bestückt ist gut. Dann kann im Einzelfall entschieden werden ob eines der Elemente sinnvoll eingesetzt werden kann. Eine durchgängige Scrum Implementierung halte ich für problematisch, weil das grundlegende Kennzeichen "Iteration mit verwertbarem Ergebnis" auf die genannten Projekte nicht oder nur in geringem Umfang zutrifft. Das Stadtfest findet schließlich nicht in verschiedenen Versionen sondern an einem fixen Termin statt ;-) Dass Elemente von Scrum in den Baukasten reinpassen würden steht außer Frage.
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+Eberhard Huber +Thomas Michl +Marcus Raitner zum Thema Vision ... da bin ich wieder beim Aufbau der Gruppe.
Wenn ich die Diskussion so verfolge, geht es für mich immer weniger um Projektmanagement Methoden im BE.
Für mich verschiebt sich - auch mit dem Beispiel - die Perspektive hierher:

Es braucht ein gutes Verständnis darüber, wie BE-Gruppen und Projekte sich bilden oder stoppen - sprich wie die umzusetzenden BE-Projekte erkannt werden.
Dann braucht es einen PM-erfahrene(n) Hauptamtliche(n) oder BürgerIn, die/ der sich der Projekte zusammen mit der BE-Gruppe annimmt.
Eine Anforderung an diesen Menschen ist es, keinen PM-Slang zu sprechen und stattdessen - tendenziell agile Methoden - zusammen mit der Gruppe einfach macht. Sprich ein eigenes Vokabular entwickelt, das den Menschen gerecht wird ...

Ist das voll daneben?
Wenn nicht, bin ich bei diesen Punkten, die weiter zu verfeinern sind:
1. Wie entsteht die BE-Gruppe?
2. Wie werden BE-Initiativen gefiltert?
3. Wie wird sicher gestellt, dass BE-Initiativen optimal unterstütz werden, um effektive Ergebnisse zu erreichen?

Bin ich auf einer guten Spur?

PS: Lustig, so etwas auf google+ zu entwickeln!
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+Thomas Michl Die Beispiel helfen wirklich. Nüchtern betrachtet sind das Projekt und die wurden irgendwie gemanged. Vielleicht nicht systematisch nach einem gemeinsamen Vorgehensmodell, aber das finde ich auch nicht wichtig. Ich möchte an der Stelle vor einer übertriebenen Standardisierung warnen. Ich glaube nicht, dass BE-Projekte so einheitlich sind, dass es so etwas wie ein Standard-Vorgehensmodell geben kann. Wie +Eberhard Huber ja auch schon festgestellt hat.

Den Gedanken von +Gebhard Borck finde ich aber sehr gut: Gebt den BE-Gruppen einen PM-Profi als Mentor an die Hand. Nicht als Projektleiter, sondern als methodischer Berater. Vielleicht wäre #openpm ja dann auch die Plattform diese Profis zu finden, ähnlich wie amerikanische Anwälte ja oft auch einen Teil ihrer Tätigkeit pro-bono unterwegs sind. Wie ich schon betont habe, wäre das auch für den PM-Profi ein Gewinn, weil der ehrenamtliche Kontext den Blick auf das wesentliche schärft. Wenn es uns gelänge dieses Mentoring systematisch aufzusetzen, könnten sich aus dem Austausch der Beteiligten PM-Profis und weiterer Keyplayer schließlich ein Werkzeugkasten und Best-Practices ableiten lassen.
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Bei dem letzten Beitrag von +Marcus Raitner bin ich voll dabei. Ich bin grundsätzlich der Meinung, dass "dogmatischer" Ansatz fehl am Platz ist (die Vielfalt der Charaktere, der Projekte und vor Ort gegebenen Besonderheiten lassen das nicht zu) - wichtig war/ist mir einfach eine Hilfestellung, eine Orientierung zu geben.Meine Erfahrung - viele hauptamtlichlichen Kräfte im BE-Bereich sind entweder nicht unbedingt PM-erfahren und wenn doch, haben sie in der Anfangszeit ein Problem ihr Fachwissen an die Spezifika (weil sie ursprünglich nicht aus dem BE-Bereich kommen) anzupassen. Ein gewisser interdisziplinärer Erfahrungsaustausch (aber das gilt nicht nur für den Bereich BE, sondern generell für die öffentliche Verwaltung) ist für die Erweiterung des eigenen Horizonts, aber auch für die Entwicklung neuer Wege und Lösungen mehr als hilfreich.

P. S.: Bin restlos begeistert! Macht richtig Spaß und Freude. So liebe ich Socialmedia ;-)
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