Shared publicly  - 
 
9846 ulæste mails - det er vidst på tide, jeg får lavet et eller andet system i indbakken eller bare tager mig sammen og sletter alt det gamle skidt og framelder mig diverse nyhedsmails.

Bruger I noget specielt system, program el. lignende til at holde styr på jeres indbakke? Et genialt forslag inden jeg sætter 5 timer af til at rydde op vil blive meget værdsat!
1
Michael Roscoe's profile photoAnn-Christine Hellerup Brandt's profile photoDennis Kjærgaard's profile photoHalfdan Timm's profile photo
23 comments
 
Jeg har kun 3919 her. Er også i gang med at sortere og framelde mig alt, som jeg ikke læser.
Translate
 
Man kan jo få det sorteret, så nyhedsmails ryger ind i andre mapper. Men personligt får jeg alt i indbakken, herfra sorterer jeg det så selv ud i nogle mapper: 
1) Læses senere (nyhedsmails jeg hurtigt skønner jeg gerne vil læse, resten sletter jeg)
2) Opfølgning (mails jeg er igang med at arbejde med, og afventer svar på eller lignende)
3) To-do later (mails jeg skal gøre noget ved, DEN DAG JEG FÅR GOD TID (hvilket aldrig sker, men så gør det nok heller ikke så meget))

På denne måde kan det lykkes mig at holde min indbakke ret simpel, sålænge jeg næsten sorterer dem lige når de kommer ind. Små mails der skal svares på, svares næsten med det samme, så er de væk. 

Til nogle af mine sider (specielt en), sender folk mig mange spørgsmål. De ryger i en speciel mappe, med spørgsmål der skal besvares. Så hopper jeg typisk ind engang imellem og svarer på 10-15 stk. på én gang, mens jeg er "in the mood". 
Translate
 
Har 77.866 her. Det fungerer fint for mig ikke at slette og sortere.
Translate
 
Har 41.827 mails i indbakken. Historik er godt at have. Sletter alt der er mere end 5 år gamle og resten ligger i mapper, som jeg selv styrer.
Translate
Translate
 
Holder mig generelt under 30 stk. (gerne under 10 stk.) Det fungerer fint. Resten ligger på arkiv så de kan findes ved søgning.
Translate
 
Jeg har et hav af forskellige mailadresser som tjekkes af forskellige mailprogrammer.

Alle mine primære mailadresser tjekkes via Windows Live Mail med en ekstrem træstruktur og postregler, så alle mails automatisk ender i den korrekte mappe. Jeg har normalt maks. 10 ulæste mails ad gangen. Hvis jeg skal tage action på en mail, men ikke har tid med det samme, så markerer jeg den som ulæst, så jeg ikke glemmer den. Al kommunikation gemmes til senere reference, mens alle "lige gyldige" mails slettes løbende. F.eks. mails om kampagner i annoncenetværk.

Derudover bruger jeg Mozilla Thunderbird, Opera, EmailTray, og Zoho webmail.

Desuden har jeg gmail, hotmail, og yahoo, som tjekkes via webmail. Men disse er mest til tests, og der havner der bunkevis af mails som jeg ikke læser.
Translate
 
Tjekker mail hver dag så det problem har jeg ikke ;-) 
Translate
 
Min indbakke er som regel i nul fordi jeg laver mails om til kalenderaftaler, hvis de ikke skal svares med det samme eller bare ud. 
Translate
 
-så ved jeg hvornår tingene skal laves og hvor lang tid jeg forventer at bruge på dem. 
Translate
 
Fin løsning Anders, jeg sorterer mine i mapper, Vend tilbage hedder den ene. Har også en der hedder, Vend tilbage hvis der er tid :)
Translate
Translate
 
Ja, det er ret smart. Altid let at overskue dagen i morgen og altid let at svare på hvornår der er tid til at udføre en opgave. 
Næste level er at starte med at fylde sin kalender ud med den tid man skal sove, den tid man skal til frokost, den tid man holder fri om aftenen osv. Så der kun er ledig tid til arbejde i kalenderen, når der faktisk er tid til det.
Og næste level er at lægge de der strategisk vigtige ting i kalenderen også - de der ting der er vildt vigtige, men ingen deadline har. 
Fx at booke 3 timer i kalenderen på næste torsdag midt i kontortiden til at læse op på alt om Google Author Rank.
Alt andet bliver der sagtens tid til også, men der bliver aldrig rigtigt tid til at holde fri eller at fordybe sig, hvis man ikke booker tid til det. 
Og så bliver alting til noget stresset snask. 

Bare rolig, jeg er ikke så klog at jeg selv har fundet på det her! :-)

Det er en blanding af metoderne fra Steven Coveys First Things First (http://www.amazon.co.uk/First-Things-Stephen-R-Covey/dp/0684858401/)
og The Now Habit af Neil Fiore (http://www.amazon.com/The-Now-Habit-Overcoming-Procrastination/dp/1596590769/ref=cm_cr_pr_product_top)
Translate
 
+Erik Pilgaard Hejlskov Jeg gemmer de fleste emails i een stor arkiv-mappe, som jeg så bruger den almindelige søgefunktion på, når jeg skal bruge en gammel email.
 
Jeg har længe kæmpet med alt for mange mails i indbakken lige som dig +Halfdan Timm. Jeg har nu indført Inbox Zero og tømmer indbakken fuldstændigt hver dag(flere gange dagligt). Før jeg sletter eller arkiverer en email svarer jeg på den med det samme eller laver en opgave til mig selv i min todoliste på http://facilethings.com eller kalenderen. Hvis jeg skal bruge emailen videre til en opgave sender jeg den til min evernote før jeg arkiverer den - på den måde ryger den også automatisk i min todoliste på facilethings der er synkroniseret med evernote. 
Translate
 
Jeg har aldrig forstået det der med at man kan have så ufatteligt mange ulæste mails. Personligt har jeg det sådan at når jeg får en mail, skal den læses med det samme. Jeg behøver ikke reagere på den også, men læses skal den. Det hænger nok sammen med den person jeg er - og den måde jeg kører min forretning på. Ligegyldige mails slettes selvfølgelig øjeblikkeligt (primært nyhedsbreve, som jeg kun læser i cirka 5% af tilfældene).

Så min rutine, i mangel af bedre ord, er:
Når jeg starter arbejdsdagen læser jeg alt der er kommet ind siden sidst. Jeg besvarer dem jeg kan med det samme. Nogle gange kan jeg ikke svare med det samme, og hvis jeg har meget travlt, noterer jeg det i min todoliste (todoist.com - browserplugin til Chrome), typisk bare noget ala "svar <navn>". Når jeg senere på dagen kigger i listen, ved jeg hvad det drejer sig om.
Det er meget simpelt, men fungerer fint. Det er ekstremt sjældent jeg overser en mail eller glemmer at svare.

Et par gange om året rydder jeg op (typisk for et halvt år ad gangen). Jeg starter med de ældste mails og går dem slavisk igennem, hvor jeg sletter alt der ingen værdi har. Typisk ender det med at der for et givet kalenderår højst er et par hundrede mails som er værd at gemme. De ryger så i arkivet. Det er en enormt kedelig opgave, og jeg ville nok ikke gide gøre det hvis jeg brugte webmail (fx gmail). Men jeg bruger en klient, og så giver det mening - især i forhold til ressourceforbrug, søgning, indeksering osv.
Translate
 
Jeg har haft samme udfordring og fået fod på det i flere tempi:
- jeg har frameldt alle de nyhedsmails, som jeg alligevel ikke fik læst
- jeg har forskellige mail adresser til forskellige projekter.
- mail jeg er cc på ryger i en mappe som læses ved lejlighed

Min måde at håndtere mails har også ændret sig:
- mit mailprogram åbner jeg kun når jeg vil læse mails. Hvis det kører i baggrunden forstyrer det mig.
- når jeg åbner programmet et par gange om dagen er hovedopgaven at prioritere indkomne mails og tømme ud i indbakken.
- hvis det tager under 2 min svarer jeg med det samme.
- alternativt sender jeg mailen til evernote i en svar senere eller kik på ved lejlighed (samme funktion som jeres svar senere mappe).
- mails arkiveres i en stor mappe. Søgefunktion anvendes til at finde gamle mails frem præcis som +Anders Saugstrup .

Desuden skriver jeg mine emails anderledes. Jeg forsøger at undgå at en mail korrespondance udvikler sig snak.
Translate
 
Jeg har sådan at jeg helst skal have 0 indbakke vær dag. Så har jeg en mappe der hedder aktuel og en mappe der hedder action.
Mapperne giver lidt sig selv, men aktuel er hvad jeg har i gang lige nu og som ikke er afsluttet. Action er noget jeg skal tage asap.

Og så er der jo den med at det du ved kun tager 2 minutter at svare på, svar med det samme i stedet for at vente.

Hav en mail udelukkende til nyhedsbreve / andre tilmeldinger.
Translate
 
Jeg bruger punktum løsningen præventivt med gmail.

Dvs er det statusmails (backup notits mv), tilmelding til nyhedsbreve, trafiknotifikationer og lignende, så smider jeg et punktum eller to:

min.gmail@gmail.com

Og så er den mail sat til at ryge i 'status' mappen.

I kan smide punktummer (tror også det virker med plus som det passer Jer), altså:

m.i.n.gmail@gmail.com

Og så opretter mapper som det passer Jer. 
Translate
 
Jeg har selv et princip om ikke at ville bruge min scroll i min indbakke. Jeg tjekker mails ca 2 om dagen. Men glemmer indimellem at slå den fra, og bliver nysgerrig, hvis der kommer en ny mail som ser spændende ud og kommer til at reagere på den med det samme. Det er mest effektivt at slå den fra. 
Når jeg tjekker mails, så gør jeg en af tre ting: 
-Sletter
-Svarer med det samme og arkivere
-Sætter den på min to do liste og arkivere

Hvis jeg havde knap 10.000 ulæste mails, ville jeg selv tænke: "var de ikke interessante nok til, at jeg allerede havde reageret på dem, så slet alt og start på en frisk"

Mht Time Management, som +Anders Saugstrup nævner, så har jeg i nogle år brugt samme system. Men den seneste tid, har jeg syntes, at det blev for systematiseret til mig. Nu har jeg kun aftaler som involvere andre mennesker i min kalender og så arbejder jeg med en frisk To Do liste hver dag. Hvis jeg ikke når det samme dag og jeg ikke kan huske det dagen efter, så var det nok ikke vigtigt
Translate
 
Jeg forsøger altid at holde min indbakke tom. For mig fungere den som en to do liste, og typisk er der altid 10-20 mails, som er ting jeg skal lave på et senere tidpunkt. Alle mails som er blevet læst/besvaret arkiver jeg i mapper, så jeg kan søge efter dem, hvis jeg får brug for det. For mig giver det utrolig meget overskud, når jeg ikke skal gå og tænke på en masse ulæste/ubesvarede mails. 
Translate
 
Tak for alle de gode forslag - Jeg må i gang med en mellemløsning mellem at slette gammelt skidt og skabe et mappe/kalender-system! :-)
Translate
Add a comment...