Profile cover photo
Profile photo
Fabreasy PDF Creator
1 follower -
The PDF Creator for you and your business
The PDF Creator for you and your business

1 follower
About
Posts

Post has attachment

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en Fabreasy PDF Creator

Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie (EU). Wat betekent dit voor organisaties en hoe kan Fabreasy PDF Creator hierbij ondersteunen?


Wat verandert er? De AVG zorgt onder meer voor:

- versterking en uitbreiding van privacyrechten;
- meer verantwoordelijkheden voor organisaties;
- dezelfde, stevige bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders, zoals de bevoegdheid om boetes tot 20 miljoen euro op te leggen.

In grote lijnen is een organisatie verplicht om als goed huisvader op te treden voor alle data die betrekking hebben op anderen. Een term die gebezigd wordt is Privacy by design. Privacy by design houdt in dat u er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Maar ook gevoelige gegevens, zoals gegevens over elektronische communicatie (o.a. email) en financiële gegevens vallen hieronder. De AVG is van toepassing op zowel kleine als grote organisaties, dus zowel de ZZP’er, VOF, BV, NV, gemeentes, etc. dienen zich hier aan te houden.

Dit betekent dat bedrijven en organisaties meldplicht hebben als er gevoelige gegevens of persoonsgegevens in handen komen van een derde partij. Een voorbeeld van een organisatie die hier transparant in is, is de gemeente Rotterdam. In de periode 1 januari 2017 tot en met 30 april 2017 zijn door Gemeente Rotterdam 20 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zo valt op te maken dat een brief met persoonlijke inhoud die terechkomt bij een andere partij onder de meldplicht valt. Een verzonden brief op papier is lastig te beveiligen; met een PDF kan dit eenvoudig.

Bij verzuim van de meldingplicht kan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) forse sancties opleggen. Reden genoeg om melding te maken. De rompslomp die bij een melding komt kijken kost de nodige tijd en energie welke niet moet worden onderschat. Een voorzichtige inschatting is dat het maken van een melding 40 uur kost. Kortom voorkomen is beter dan genezen.


PDF-bestandsformaat

Veel organisaties gebruiken het PDF-bestandsformaat om rapportages, facturen, offertes e.d. naar belanghebbenden te sturen. Stuurt iemand uit de organisatie per ongeluk een email met privacygevoelige informatie naar een derde partij dan is de organisatie conform de meldingsplicht verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wordt dit nagelaten dan kan dit leiden tot een forse boete.


Beveiligen van PDF-bestanden

De reden om voor PDF te kiezen ligt voor de hand: Portable Document Format (PDF) zorgt ervoor dat de lay-out van de bestanden er bij alle partijen hetzelfde uitziet. Zowel op het scherm als wanneer er een afdruk wordt gemaakt. Een wat minder bekende optie is het toevoegen van wachtwoordbeveiliging. Het PDF-bestand wordt dan voorzien van versleuteling (bijvoorbeeld AES 128/256 bit encryptie). De AES encryptie is nagenoeg niet te kraken.


Fabreasy PDF Creator

Een hulpmiddel om PDF-bestanden te versturen die zijn voorzien van een wachtwoordbeveiliging is Fabreasy PDF Creator. De eerste mogelijkheid is om hetzelfde wachtwoord toe te voegen aan alle aangemaakte PDF-bestanden. Een andere optie is om voor elke klant een set aan te maken. Door aan de set een klantspecifiek wachtwoord toe te voegen ontvangt de klant een PDF met een eigen wachtwoord. Daarbij is het mogelijk om een set te voorzien van een emailtemplate. Hierdoor kan direct vanuit Word een PDF-bestand worden verstuurd. Selecteer de klantset en klik op het Fabreasy email-icoontje. Hierdoor wordt een emailbericht gestart met het correct ingevulde emailadres en de juiste aanhef in de email. Het Word document wordt toegevoegd als PDF emailbijlage en voorzien van een wachtwoord. Hierdoor wordt het risico dat een PDF-bestand bij de verkeerde partij terechtkomt aanzienlijk gereduceerd. Mocht dit om wat voor reden dan ook gebeuren, dan is het openen van het bestand zonder het juiste wachtwoord nagenoeg onmogelijk.


Huisstijl toevoegen

Naast het toevoegen van wachtwoorden is Fabreasy PDF Creator gespecialiseerd in het toevoegen van de huisstijl aan PDF-bestanden. Er zijn verschillende mogelijkheden met voorblad, achterblad, vervolgpapier en briefpapier. Desgewenst is het mogelijk om verschijningsvormen van de volgorde voor specifieke rapportages toe te voegen aan een set. Hierdoor is Fabreasy PDF Creator (printer of drag-and-drop) een praktische oplossing voor applicaties die wel in staat zijn om een PDF-bestand te generen, maar nog niet zijn voorzien van huisstijl en beveiliging.


Fabreasy vrijblijvend proberen

Fabreasy PDF Creator is ontworpen voor Windows en werkt zowel op een PC als in een Remote Desktop Omgeving (RDS). Fabreasy is gratis te downloaden en kan vrijblijvend worden getest. Wenst u advies over het gebruik van Fabreasy PDF Creator en het belang van de implementatie van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) binnen uw organisaties, neem contact op met www.FCD-products.nl


Meer informatie over de AVG: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg
Add a comment...

Post has attachment
Last week we had fruitful session together with our friends from www.ProManagement.nl. We are happy to announce the latest version of Fabreasy PDF Creator! The most advanced version so far. It includes many improvements. Check www.fabreasy.com and download the latest version.

Feature List

Add Letterhead / stationary
- Add PDF letterhead created in our online PDF letterhead editor
- Add PDF based letterhead (overlay / underlay)
- Create multiple sets of letterhead i.e. different activities (invoices / quantitation’s / contracts / etc.)
- Add cover or back (PDF file containing multiple pages is allowed)
- Advanced stationery and follow-up paper combinations are possible

PDF Security options
- Allow or prevent the user to add annotations
- Allow or prevent the user to assemble the document. Only works with 128-bit encryption.
- Allow or prevent the user to edit the document.
- Allow or prevent the user to copy text and graphics from the document.
- Allow or prevent the user to print the document.
- Enable copying for use with accessibility features. Only works with 128-bit encryption.
- Allow or prevent copy of text and images allowed
- Force high-resolution printing of the document only.
- Require a password to open document.
- The user requires a Password to open the document
- Allow or prevent the user to fill in form fields. Only works with 128-bit encryption.

PDF encryption options
- 40 bit encryption
- 128-bit RC4 encryption
- 128-bit AES encryption (requires Acrobat 7 or later)
- 256-bit AES encryption (requires Acrobat X or later)

PDF/a
- Enable or disable PDF/a flag (NOTE: PDF security options not possible when activated). When enabled Adobe Reader shows a blue bar: “This files claims compliancy with the PDF/a standard and had been opened read-only to prevent modification”.

Signing
- Enable digital signing using a certificate. Your certificate file must be available (.pvk, .pfk, .pfx, .p12)
- Add visual signature (when certificate is used your signature image is showed as certificate box)
- Visual signature creation tool: put your signature on a piece of paper, take a picture using your (phone) camera and it is turned into a transparent .png file. Color can be set and the size adjusted.
- Sign now option > Open a PDF file and add your signature on a specific page and save the PDF file.

PDF file output options
Direct output to folder, email (including email templates), printer of magic wand. The magic wand allows you to enable all three former options or a specific required combination e.g. email and print. The output options are available in the Fabreasy printer driver, Office Ribbon and drag-and-drop.

PDF Printer driver
- Fabreasy includes a PDF Printer driver which allows you to enable the features mentioned above while creating a PDF file from any Windows application which allows you to print.

Office Ribbon
- When Fabreasy is installed a Word ribbon and a Excel ribbon are added. This allows you to create PDF files using this ribbon while taking advantage of the features mentioned above. To use the ribbon a local installation of Office is required (Office 2007 and above)

Drag-and-drop
- Drop one file or multiple files (or folders) containing PDF files / Word / Excel files on the Fabreasy drag-and-drop tool. The files are converted into PDF files adding the features mentioned above.

Command line operation
- When starting Fabreasy.exe using the command line it enables you to add features mentioned above. Example:
Fabreasy.exe "c:\my invoice\invoice.pdf" /f /a+ /useset=invoice
Simulates drop on folder and adds the invoice letterhead set

Extra PDF tools
- Two extra PDF tools are installed during setup.

Fabreasy PDF Merger
This tool allows you drop multiple PDF files. Before the merger process starts it allows you to change the order of the PDF files. When the merging process is finished the features mentioned above are added to the PDF file (letterhead / security / signature / etc.)

Fabreasy PDF Splitter
This tool allows split one file into multiple PDF files. Before the split process starts it allows you to set the page range to be split. When the split process is finished the features mentioned above are added to the PDF files (letterhead / security / signature / etc.) and direct output can be set to email.

Licensing
You can download and install Fabreasy for free. After 14 days a stamp is added. To remove the stamp you require a license. A license can be bought using Fabreasy setup -> ‘account tab’ -> follow step 1 (create an account) and 2 (buy a license). Please note that the license is user based. When you have more users you need to create an account for every user (the license key is stored within the account of the user).

A site-license is possible when have more than 6 users. Please drop an email for more information.

Photo
Add a comment...

Post has attachment
Add a comment...

Post has attachment
Add a comment...

Post has attachment
Add a comment...
Wait while more posts are being loaded